إعداد العقود: 7 أخطاء ستندم عليها لاحقاً
قد يبدو إعداد العقود وكأنك تتنقل في حقل ألغام قانوني، فخطأ واحد قد تكون عواقبه مكلفة. سواء كنت تقوم بصياغة اتفاقيتك الأولى أو تدير العشرات باستخدام برنامج إعداد العقود، فإن فهم العملية أمر بالغ الأهمية.
يغفل العديد من المهنيين عن أخطاء بسيطة في إعداد مستندات العقود، بدءاً من إعداد مستندات التصاريح والعقود إلى التفاصيل الدقيقة التي تحمي مصالحك. في هذا الدليل، سوف نسلط الضوء على سبعة أخطاء شائعة ستندم عليها لاحقاً، ونوضح لك كيفية تجنبها.
من خلال إتقان هذه الاستراتيجيات، ستوفر الوقت وتقلل من المخاطر وتجعل عملية إعداد العقود أكثر سلاسة وفعالية مع Aisign.
1. تجاهل أدوات إدارة العقود الحديثة
لا تزال العديد من الشركات تستخدم رسائل البريد الإلكتروني، أو جداول البيانات، أو الأوراق لتتبع العقود. هذه الطرق القديمة يمكن أن تجعل من السهل فقدان المستندات أو تفويت المواعيد النهائية أو ارتكاب الأخطاء. استخدام الأدوات الحديثة لإعداد العقود يجعل العملية أسرع وأكثر أماناً.
يمكنك كتابة العقود وإرسالها وتتبعها كلها في مكان واحد. تساعد هذه الأدوات أيضًا في تقليل الأخطاء وتوفير الوقت للفرق المشغولة. تخيل اكتشاف الخطأ قبل أن يتسبب في مشاكل، وهذا هو سبب أهمية أدوات العقود الأفضل.
2. ممارسات تخزين العقود غير المنظمة مع Aisign
يتم الاحتفاظ بالعديد من العقود في مجلدات أو رسائل بريد إلكتروني أو خزائن مختلفة. هذا يجعل من الصعب العثور على المستند الصحيح ويمكن أن يضيع الكثير من الوقت. تحتفظ AiSign بجميع عقودك وأوراق التصاريح والملفات المهمة في مكان واحد آمن.
يمكنك أنت وفريقك البحث عنها والوصول إليها في أي وقت. استخدام AiSign يجعل إعداد عقودك أسهل وأكثر أماناً. إن فقدان عقد ما ليس أمراً مزعجاً فحسب، بل يمكن أن يسبب مشاكل كبيرة، ولكن يمكن للبرامج الجيدة أن تحل هذه المشكلة.
3. تخطي مهام سير عمل المراجعة الموحدة
وغالباً ما يتم التعامل مع مراجعة العقود على أنها فكرة متأخرة، مع وجود موافقات غير متسقة بين الفرق القانونية والمالية والإدارية. ويزيد هذا النهج المرقع من احتمالية حدوث أخطاء أو شروط غامضة أو بنود مهملة.
تضمن عمليات سير العمل الموحدة خضوع كل اتفاقية للتدقيق المناسب قبل التنفيذ. مع وجود أدوار وتسلسلات واضحة، يتجنب فريقك الاختناقات مع تقليل المخاطر. فكر في الأمر على أنه نظام مراقبة الجودة، متسق ومتوقع ومقاوم للأخطاء.
وغالباً ما يؤدي إهمال هذه الخطوة إلى نزاعات أو تعديلات مكلفة لاحقاً، مما يثبت أن التنظيم في إعداد مستندات العقد ليس اختيارياً، بل هو ضروري لحماية أعمالك.
4. الإشراف والمراقبة مع أيساين Aisign
تعتقد العديد من الشركات أن العقد ينتهي بمجرد توقيعه. فهم ينسون المواعيد النهائية والمهام التي تأتي بعد ذلك. وقد يتسبب تفويت هذه الأمور في مشاكل كبيرة مثل ضياع الأموال أو الإخلال بالاتفاقات.
يساعدك AiSign على مراقبة التواريخ المهمة والتحقق من الأداء وإرسال التنبيهات تلقائياً. يمكن للفرق الاطلاع على حالة كل عقد في الوقت الفعلي. استخدام AiSign يجعل إعداد العقود أكثر من مجرد مهمة لمرة واحدة.
فهو يساعد على منع الأخطاء، ويوفر المال، ويحافظ على عمل العقود كما ينبغي.
5. الاعتماد على التوقيعات التقليدية
تستغرق طباعة العقود وإرسالها بالبريد ومسحها ضوئياً الكثير من الوقت. كما أنها يمكن أن تجعل من السهل فقدان الأوراق أو ارتكاب الأخطاء. تجعل التوقيعات الإلكترونية والطرق الرقمية الأخرى إعداد العقود أسرع وأكثر أماناً.
كما أنها تحمي القانون وتقلل من التأخير. قد تبدو العقود الورقية مألوفة، لكنها أبطأ ويمكن أن تسبب المزيد من الأخطاء. يساعد استخدام الأدوات الرقمية الشركات على توفير الوقت والحفاظ على وضوح وصحة كل شيء.
في إعداد العقود، تكون السرعة والموثوقية أكثر أهمية من القيام بالأمور بالطريقة القديمة. تساعد الطريقة الصحيحة على إنهاء العقود في الوقت المحدد دون أخطاء.
6. تجاهل القوالب والبنود مع Aisign
تستغرق كتابة كل عقد من الصفر الكثير من الوقت ويمكن أن تتسبب في حدوث أخطاء. قد لا تتطابق الكلمات، وقد تكون بعض الأجزاء المهمة مفقودة، ويستغرق التدقيق وقتاً أطول. لدى AiSign قوالب جاهزة تساعد في جعل العقود أسرع وأصح.
تحافظ القوالب على الأجزاء المهمة في مكانها وتسمح لفريقك بتغيير ما هو مطلوب فقط. استخدام القوالب يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء ويجعل السجلات أكثر دقة. قد يبدو تخطي القوالب أسهل، لكنه قد يسبب مشاكل في وقت لاحق.
تساعد القوالب الجيدة على بقاء العقود واضحة وبسيطة.
7. إهمال التعاون بين الفرق المختلفة
العقود ليست مسؤولية القسم القانوني فقط. فالمبيعات والتمويل والعمليات تحتاج جميعها إلى رؤية واضحة أثناء الصياغة والمراجعة. يؤدي ضعف التعاون إلى دورات بطيئة وتفاصيل مهملة واحتكاك بين الفرق.
يتيح الوصول إلى أصحاب المصلحة المتعددين إمكانية الاطلاع على العقود والتصاريح ووثائق الإعداد في الوقت الفعلي. يبقى الجميع على اطلاع، وتكون المدخلات مركزية، ويتم تقليل الأخطاء. في إعداد العقود الحديثة، التعاون ليس اختيارياً، بل هو أمر بالغ الأهمية.
عندما تتم مواءمة أصحاب المصلحة منذ البداية، يتم تنفيذ العقود بشكل أسرع، ويتحسن الامتثال، وتتجنب المؤسسة سوء الفهم المكلف. وتحول الرؤية العقود من أعمال ورقية معزولة إلى أدوات عمل استراتيجية.
الأسئلة الشائعة
ما هي الشروط السبعة للعقد؟
لكي يُعتبر العقد عقداً يجب أن يتوفر في العقد سبعة أشياء، منها: الإيجاب والقبول، والنية في الدخول في اتفاق قانوني، والاعتبار (شيء ذو قيمة) والأهلية (أن يكون الشخصان قادرين على إبرام العقد)، والرضا الحر (يجب ألا يكون هناك ضغط أو حيلة) والغرض القانوني.
ما هي أربعة أنواع من الأخطاء التي يمكن أن تبطل العقد؟
يجوز إلغاء العقد عند وجود خطأ في أحد الجوانب التالية: 1) الوقائع (معلومات غير صحيحة)، 2) القانون (تفسير غير صحيح للقواعد)، 3) الهوية (شخص غير صحيح) أو 4) الشروط (تفسير غير صحيح للكلمات).
ما هي أنواع الأخطاء التي يمكن أن تحدث في العقد؟
يمكن أن يحدث الخطأ في العقد حول الحقائق أو القانون أو هوية شخص ما أو ما تعنيه الكلمات. ويمكن أن تحدث أيضاً إذا أساء شخص ما فهم العقد أو تم خداعه. يمكن أن تجعل الأخطاء العقد غير عادل أو باطل.
ما هو مذهب الخطأ في العقود؟
ينص مبدأ الخطأ على أن العقد قد لا يكون صحيحاً إذا ارتكب أحد الطرفين أو كلاهما خطأً فادحاً. فهو يحمي الناس من الاتفاقات التي لم يفهموها حقاً. يجب أن يكون الخطأ حول شيء مهم في العقد.
ما هي الأخطاء الثلاثة في قانون العقود؟
الأخطاء الثلاثة الرئيسية هي: 1) خطأ بشأن الحقائق، 2) خطأ بشأن القانون، 3) خطأ بشأن من تبرم العقد معه. هذه الأخطاء يمكن أن تجعل العقد باطلاً أو غير عادل.
الأفكار النهائية
العقود مهمة جداً بالنسبة للاتفاقيات التجارية والشخصية. يمكن أن تتسبب الأخطاء في إعداد العقود، مثل الشروط غير الواضحة أو المعلومات الناقصة في حدوث مشاكل كبيرة لاحقاً. يساعد اتباع عملية شفافة الجميع على فهم واجباتهم ويحافظ على قانونية الاتفاقات وعدالتها.
أدوات مثل أيساين تسهيل إنشاء العقود وإرسالها وإدارتها، بما في ذلك إعداد مستندات التصاريح والعقود. باستخدام AiSign، يمكنك استخدام القوالب وتتبع المواعيد النهائية والحصول على توقيعات إلكترونية آمنة من أي مكان.
يساعدك توخي الحذر واستخدام الأدوات المناسبة على تجنب الأخطاء وتوفير الوقت وجعل عقودك آمنة وقوية.
جرب AiSign مجانًا لمدة 30 يومًا، ولا يلزم وجود بطاقة ائتمان
استمتع بسهولة وكفاءة إدارة عقود عملك. تتيح لك منصتنا إنشاء عقود باستخدام أدوات تعمل بالذكاء الاصطناعي، إرسال وتوقيع المستندات عبر الإنترنت, والمزيد. وداعًا لتعقيدات الأعمال الورقية واستمتع بسير عمل مبسط. تم تصميم أدوات AiSign للمستقلين والشركات الصغيرة والشركات الكبرى. سجل اليوم للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا.
عن المؤلف
جولي فورتونا كاتبة موهوبة لدى AiSign، متخصصة في تبسيط الأفكار المعقدة. وبفضل ميلها إلى التواصل الواضح والجذاب، تساعد جولي القراء على فهم أحدث الاستراتيجيات والاتجاهات.
