برنامج أتمتة العقود: ميزات ستستخدمها بالفعل

5. الميزات الأساسية التي يجب أن تتوقعها وليس فقط تأملها

يحب البائعون الكلمات الطنانة، ولكن القليل من الميزات فقط هي التي تقدم قيمة دائمة. كحد أدنى، يجب أن يوفر أفضل برنامج لأتمتة العقود الصياغة الآلية، والمراجعة بمساعدة الذكاء الاصطناعي، والمستودعات المركزية، وسير العمل القابل للتكوين، وتكامل التوقيع الإلكتروني، وتنبيهات التجديد. 

ولكن الفارق الحقيقي هو الذكاء. هل يمكن للمنصة أن تتعلم من اتفاقياتك السابقة؟ هل يمكنها تطبيق البنود الموحدة تلقائياً؟ هل يمكنها الكشف عن الإشارات الحمراء دون تمشيط 40 صفحة من الناحية القانونية؟ إذا لم يكن كذلك، فهي ليست مصممة لعام 2025. 

توقع أدوات تمنع المخاطر بشكل استباقي بدلاً من مجرد توثيقها. أي شيء أقل من ذلك هو تكنولوجيا الأمس في واجهة حديثة.

6. أكثر الخرافات الشائعة حول أتمتة العقود (ولماذا تستمر)

تتردد العديد من الفرق في الأتمتة لأنها تخشى فقدان السيطرة. ومن المفارقات أن التعاقد اليدوي يخلق المزيد من الفوضى، والارتباك في الإصدارات، والبنود المارقة، والموافقات غير المتسقة. خرافة أخرى؟ “الأتمتة تحل محل القانونية”.” 

في الواقع، إنها ترتقي بالشؤون القانونية من خلال إزالة المهام منخفضة القيمة والسماح بالتركيز على استراتيجية التفاوض وإدارة المخاطر. هناك أيضًا الاعتقاد الخاطئ بأن الأتمتة “معقدة للغاية بحيث لا يمكن تبنيها”.” 

تنطلق المنصات الحديثة بسير عمل موجه، وقوالب معدة مسبقًا، وذكاء اصطناعي يتعلم بسرعة. الحقيقة الجريئة هي أن معظم المقاومة تأتي من العادة وليس المنطق. بمجرد أن ترى الفرق انخفاض وقت الدورة، يختفي التردد.

7. مراجعة العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي: ميزتك التنافسية الجديدة

لا تتعلق مراجعة الذكاء الاصطناعي بالاستعاضة عن الحكم البشري، بل تتعلق بمنع البشر من الغرق في المقارنات المتكررة. فبدلاً من التحقق يدوياً مما إذا كان أحد البنود ينحرف عن السياسة أم لا، يقوم الذكاء الاصطناعي بتحديد التناقضات في ثوانٍ معدودة، ويسلط الضوء على المخاطر، ويقترح بدائل متوافقة. 

يؤدي ذلك إلى تحويل المراجعة من عنق الزجاجة إلى نقطة تفتيش استراتيجية. غالبًا ما تقلل الشركات التي تستخدم برنامج أتمتة مراجعة العقود من دورات التفاوض بشكل كبير لأنها تستبعد العودة إلى الوراء بشأن القضايا التي يمكن تجنبها. 

والأفضل من ذلك، يكشف الذكاء الاصطناعي عن الأنماط في صفقاتك، مما يساعدك على التفاوض بذكاء أكبر بمرور الوقت. عندما تزيل الكدح من المراجعة، فإنك في النهاية تطلق العنان للقيمة الحقيقية لفريقك القانوني.

8. توسيع نطاق سير العمل باستخدام الأتمتة (دون إضافة المزيد من الأشخاص)

القوة الأكثر استخفافاً بالأتمتة هي الاتساق. تعتمد عمليات سير العمل اليدوية على من هو متاح، ومن يتذكر العملية، ومن يفيض صندوق الوارد الخاص به. ومع ذلك، فإن تدفقات العمل الآلية لا تنسى القواعد أبداً، ولا تؤخر الموافقات أبداً، ولا ترسل المستندات إلى صاحب المصلحة الخطأ. 

والأفضل من ذلك، يمكنك تهيئة المسارات بناءً على نوع العقد أو مستوى المخاطرة أو قيمة الصفقة أو المنطقة الجغرافية أو وحدة الأعمال. هذا يعني أن اتفاقية عدم إفشاء بسيطة لا ينتهي بها الأمر أبدًا بالانتظار خلف اتفاقية الخدمات الإدارية عالية التعقيد. 

يعمل التوجيه الذكي على تسريع العمل منخفض المخاطر مع منح الصفقات المعقدة الإشراف الذي تستحقه. يمكنك زيادة الحجم، دون زيادة عدد الموظفين.

9. تحويل العقود إلى بيانات لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً

العقد ليس مجرد مستند، بل هو مجموعة بيانات تنتظر من يفتحها. فمع الأتمتة، يصبح كل التزام، وتاريخ التجديد، ومدة السعر، وسقف الالتزام، والالتزامات القابلة للتسليم، معلومات منظمة وقابلة للبحث. 

يكتسب القادة رؤية لم تكن متوفرة لديهم من قبل، بما في ذلك البائعون الذين يتأخرون باستمرار في التسليم، والعملاء الذين يتفاوضون بشدة على التسليم، والبنود التي تسبب التأخير، وأين يختبئ تسرب الإيرادات. هذا المنظور يكاد يكون مستحيلاً مع العمليات اليدوية. 

تحوّل البيانات التعاقد إلى وظيفة قابلة للقياس والتحسين بدلاً من الصندوق الأسود. المفاجأة المفاجئة؟ بمجرد أن ترى فرق العمل تحليلات العقود قيد التنفيذ، لن يرغبوا أبدًا في العودة إلى تخمينات PDF مرة أخرى.