أهم مزايا حلول العقود غير الورقية للشركات
في عالم الأعمال سريع الوتيرة اليوم، لم تعد الكفاءة وسرعة الحركة أمرًا اختياريًا، بل أصبحتا أمرًا ضروريًا. لهذا السبب يتجه المزيد من الشركات إلى حلول العقود اللاورقية لتبسيط العمليات وخفض التكاليف وتقليل المخاطر. إن التعاقد التقليدي القائم على الورق يستغرق وقتاً طويلاً وعرضة للأخطاء ويصعب إدارته على نطاق واسع.
من خلال التحوّل إلى الرقمنة، يمكن للشركات الحصول على رؤية في الوقت الفعلي، وتحسين الامتثال, وتعزيز التعاون بين الفرق والشركاء. سواء أكنت شركة ناشئة في طور النمو أو مؤسسة كبيرة، فإن التحول إلى العمل اللاورقي لا يتعلق فقط بالراحة، بل يتعلق بالحفاظ على قدرتك التنافسية.
دعنا نستكشف أهم فوائد اعتماد حلول العقود غير الورقية للشركات الحديثة.
موافقات أسرع، وتأخيرات أقل
فكّر في آخر مرة انتظرت فيها أيامًا، وأحيانًا أسابيع، حتى يعود العقد الموقّع. لا يؤدي هذا الوقت الضائع إلى إبطاء المشاريع فحسب، بل يخلق أيضاً إحباطاً للعملاء والموظفين. مع حلول العقود اللاورقية, ، تتم الموافقات في دقائق وليس أيام.
يمكن لفرق العمل التوقيع من أي جهاز، سواء كانوا في المكتب أو في المنزل أو في السفر. هذه الفورية تجعل الصفقات تتحرك بشكل فوري وتساعد الشركات على إغلاق الفرص بشكل أسرع. الفائدة الحقيقية ليست السرعة فقط، بل الزخم.
في الصناعات التنافسية، يمكن أن يكون اختصار بضعة أيام من دورة العقد هو الفرق بين الفوز بالأعمال وخسارتها.
خفض التكاليف حيثما كان ذلك مهمًا
استخدام الورق يكلف الكثير من المال. عليك دفع تكاليف الطباعة والبريد والغرف الكبيرة لتخزين الملفات. كما يضيع العمال الوقت في البحث عن الأوراق. أما حلول العقود غير الورقية فتلغي هذه التكاليف الإضافية وتوفر المال والوقت.
مع العقود الرقمية، ليست هناك حاجة للحبر أو الورق أو شاحنات التوصيل. يمكن استخدام الأموال التي يتم توفيرها في أشياء أفضل، مثل تدريب العمال أو مساعدة العملاء. يعني التحول إلى التعامل اللاورقي أن الشركات تنفق أقل على الورق وأكثر على النمو بقوة.
الأمان الذي يتجاوز خزائن الملفات
يمكن أن تتعرض العقود الورقية للضياع أو السرقة أو التلف. يمكن أن يتسبب فقدان مجلد مفقود أو توقيع خاطئ في مشاكل كبيرة. حلول العقود غير الورقية تحافظ على أمان المستندات مع وجود الأدوات مثل كلمات المرور والأقفال الخاصة التي تسمى التشفير. يتأكدون من أن الأشخاص المناسبين فقط هم من يمكنهم الرؤية أو التوقيع.
يتم تتبع كل خطوة، مثل من قام بفتح الملف ومتى قام بالتوقيع عليه. تتبع العقود الرقمية أيضًا قوانين مهمة تجعلها آمنة وحقيقية. على عكس الورق، فهي لا تتلف مع القهوة، ولا تتلاشى عند الانتقال، ولا تعرض عملك للخطر.
تعاون أكثر ذكاءً عبر فرق العمل
العقود الورقية تبطئ الناس. إذ يتعين عليهم الانتقال من مكتب إلى آخر، وهذا يستغرق الكثير من الوقت. تتيح حلول العقود غير الورقية للجميع الاطلاع على نفس المستند وتوقيعه على الفور. وهذا يجعل العمل أسرع وأسهل.
يمكن للأشخاص في أماكن مختلفة العمل معاً في نفس الوقت. يمكن لمندوب مبيعات في نيويورك ومحامٍ في لندن أن يراجع كلاهما العقد نفسه. عندما تتشارك الفرق وتوقع عبر الإنترنت، تمضي الصفقات قدماً بسرعة.
يعمل الجميع معًا ويتخذون خيارات أفضل.
التوسع بدون آلام النمو
تعمل العقود الورقية بشكل جيد عندما يكون لديك عدد قليل فقط. ولكن عندما يكون لديك الكثير، يصبح الأمر بطيئاً وفوضوياً. حلول العقود غير الورقية تجعل من السهل التعامل مع المزيد والمزيد من العقود دون مزيد من الضغط. يمكنك استخدام أدوات مثل التذكيرات, القوالب, والبحث للحفاظ على كل شيء مرتباً.
وهذا يصلح لجميع أنواع الأعمال التجارية. فيمكن لعيادة الطبيب أن تحافظ على سلامة نماذج المرضى، ويمكن لشركة صغيرة ناشئة أن تغلق الصفقات بشكل أسرع. مع نمو عملك، تنمو العقود غير الورقية معك. فهي توفر الوقت وتحميك من الانغماس في أكوام من الورق.
الأسئلة الشائعة
ما هي إحدى مزايا مكان العمل غير الورقي هو أن المستندات الإلكترونية؟
إحدى المزايا الكبيرة هي سهولة العثور على المستندات الإلكترونية ومشاركتها. فمع حلول العقود اللاورقية, لا تضيع الوقت في البحث في الملفات أو انتظار البريد. كل شيء مخزّن بأمان على الإنترنت وجاهز عندما تحتاج إليه.
ما هي إيجابيات وسلبيات البيئة اللاورقية؟
الإيجابيات هي السرعة، والتكاليف المنخفضة، والأمان الأفضل. العيب الرئيسي هو أنك تحتاج إلى الإنترنت و الأجهزة لاستخدامها. بالنسبة لمعظم الشركات، فإن فوائد حلول العقود اللاورقية أكبر بكثير من العيوب.
ما هي مزايا العمل اللاورقي؟
إن العمل بدون ورق يوفر المال ويقلل من الفوضى ويساعد البيئة. كما أنه يجعل العمل أسرع لأنه يمكن توقيع العقود في أي وقت وفي أي مكان. مع حلول العقود اللاورقية, فالشركات تعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر.
لماذا تريد الشركات أن تصبح غير ورقي؟
تشجع الشركات على التحول إلى العمل اللاورقي لأنه يوفر الوقت والمال. كما أنه يحافظ على أمان المستندات ويسهل إدارتها. استخدام حلول العقود اللاورقية يساعد الجميع على العمل بسلاسة أكبر.
ما مقدار المال الذي يمكن أن توفره الشركة من خلال الاستغناء عن الورق؟
تبلغ تكاليف الورق والحبر والتخزين آلاف الدولارات التي يمكن للشركات توفيرها كل عام من خلال التخلص منها. كما أنها توفر الوقت الذي قد يُستخدم في حفظ المستندات أو تحديد مكانها في الوقت الذي يمكن أن تعمل فيه. تتم ترجمة الوفورات إلى نمو فعلي من خلال حلول العقود غير الورقية.
الأفكار النهائية
لا يقتصر التحول إلى التعاملات اللاورقية على مجرد توفير الأشجار، بل يتعلق بجعل حياة العمل أسهل وأسرع وأكثر ذكاءً. مع حلول العقود اللاورقية, ، يمكن للشركات خفض التكاليف والحفاظ على أمان المستندات وإنجاز العمل دون تأخير. كما أنه يساعد الفرق على العمل معاً، حتى لو كانت متباعدة.
تحتاج الشركات اليوم إلى أدوات بسيطة وآمنة وجاهزة للنمو معها. وهنا يأتي دور أيساين يأتي في. تسهِّل منصتنا إنشاء العقود وإرسالها وتوقيعها عبر الإنترنت من أي جهاز.
جرّب AiSign اليوم وشاهد كيف يمكن للعقود غير الورقية أن توفر لك الوقت والمال والتوتر.
جرب AiSign مجانًا لمدة 30 يومًا، ولا يلزم وجود بطاقة ائتمان
استمتع بسهولة وكفاءة إدارة عقود عملك. تتيح لك منصتنا إنشاء عقود باستخدام أدوات تعمل بالذكاء الاصطناعي، إرسال وتوقيع المستندات عبر الإنترنت, والمزيد. وداعًا لتعقيدات الأعمال الورقية واستمتع بسير عمل مبسط. تم تصميم أدوات AiSign للمستقلين والشركات الصغيرة والشركات الكبرى. سجل اليوم للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا.
عن المؤلف
جولي فورتونا كاتبة موهوبة لدى AiSign، متخصصة في تبسيط الأفكار المعقدة. وبفضل ميلها إلى التواصل الواضح والجذاب، تساعد جولي القراء على فهم أحدث الاستراتيجيات والاتجاهات.
