سير عمل المستندات الإلكترونية: دليل التحول إلى العمل اللاورقي

أدوات إدارة المستندات وسير العمل المجانية

من غير المحتمل أن تكون لديك ميزانية ضخمة لتتحول إلى شركة لا ورقية. يتوفر العديد من برامج إدارة المستندات/برامج سير عمل التوقيع الإلكتروني المجانية لتمكين الشركات من اتخاذ الخطوة الأولى. عادةً ما تحتوي هذه المنصات على أنواع الميزات الضرورية، مثل مشاركة الملفات وإنشاء القوالب وأداء التوقيع الإلكتروني الجزئي.

كما أنها حلول مثالية عند اختبار تدفقات العمل الافتراضية على نطاق صغير قد لا يتم الالتزام بها في نظام المؤسسة بأكمله. المشكلة؟ ستفرض الأجهزة المجانية قيوداً على التخزين أو التكامل أو التوقيعات في غضون شهر.

ومع ذلك، فهي أيضًا وسيلة منطقية لتجربة المزايا، وتقليل الاختناقات، وإثبات أنك بحاجة إلى عملية عمل جوهرية لإدارة المستندات الإلكترونية MQ مع نموك.

عمليات التكامل التي تعزز سير العمل

يجب ألا يوجد أي نظام لسير عمل المستندات بمفرده. فأفضل الأنظمة الأساسية هي المتوافقة مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل، والبريد الإلكتروني، وإدارة علاقات العملاء، وأنظمة المحاسبة، والتخزين السحابي. فكّر في صياغة عقد في Salesforce، وتوقيعه إلكترونيًا بنقرة واحدة، وأرشفته في SharePoint.

هذه هي قوة عمليات التكامل. فهي لا توفر النقرات فحسب، بل إنها تبني بيئة متكاملة تتدفق فيها البيانات بين المنصات بسلاسة. وهذا يقلل من الأخطاء البشرية ويعزز التعاون، ويوفر لفريقك إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات.

والنتيجة؟ شركة أكثر كفاءة وذكاءً واتصالاً بالشبكة. لماذا الاكتفاء بالصوامع عندما يكون هناك تكامل يضمن أن يكون كل شيء أكثر إشراقًا في تركيبة واحدة؟

الأسئلة الشائعة

ما هي عملية سير العمل الإلكتروني؟

عملية سير العمل الإلكترونية هي الطريقة التي ينتقل بها العمل من خلال نظام الكمبيوتر بدلاً من استخدام الورق. فهي تساعد الأشخاص على إرسال المستندات والتحقق منها وتوقيعها بشكل أسرع. يتم تتبع كل شيء، بحيث تعرف دائمًا مكان الملف ومن يحتاج إلى العمل عليه بعد ذلك.

ما هي عملية سير عمل المستندات؟

عملية سير عمل المستند هي المسار الذي يسلكه المستند من البداية إلى النهاية. على سبيل المثال، يقوم شخص ما بإنشائه، ثم يقوم شخص آخر بمراجعته، ثم يقوم شخص آخر بالتوقيع عليه. يضمن سير العمل الجيد ألا يضيع أي شيء وأن يعرف الجميع ما يجب القيام به.

ما هي الخطوات الأربع في سير العمل الرقمي الجيد؟

يتضمن سير العمل الرقمي الجيد أربع خطوات رئيسية: الإنشاء والمراجعة والموافقة والتخزين. أولاً، يتم إنشاء المستند، ثم التحقق من الأخطاء. بعد ذلك، يتم توقيعه أو الموافقة عليه، وأخيراً، يتم حفظه في مكان آمن لاستخدامه في المستقبل.

ما هي عملية إدارة المستندات الإلكترونية؟

عملية إدارة المستندات الإلكترونية هي كيفية تعامل النظام مع جميع ملفاتك. وتشمل تخزينها وتنظيمها وحمايتها. وهذا يجعل من السهل العثور على المستندات ومشاركتها والحفاظ عليها في مأمن من الضياع أو التلف.

ما هي الأنواع الثلاثة الرئيسية لنظام إدارة التعليم الإلكتروني؟

الأنواع الثلاثة الرئيسية لأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) هي: أنظمة سير العمل، وأنظمة إدارة السجلات، وأنظمة إدارة المحتوى. تقوم أنظمة سير العمل بنقل الملفات عبر الخطوات تلقائياً. تحافظ أنظمة إدارة السجلات على سلامة المستندات للاستخدام القانوني، بينما تقوم أنظمة المحتوى بتخزين ومشاركة الملفات اليومية.

الأفكار النهائية

لم يعد التحول إلى العمل اللاورقي مجرد "فكرة لطيفة"، بل هو الطريقة الذكية لإدارة أي عمل تجاري. و سير عمل المستندات الإلكترونية يساعدك على توفير الوقت وخفض التكاليف والحفاظ على ملفاتك آمنة في مكان واحد. لا مزيد من فقدان الأوراق أو انتظار التوقيعات أو إضاعة ساعات في مهام بسيطة. 

مع أدوات مثل أيساين، يمكنك إنشاء المستندات وإرسالها وتوقيعها في دقائق مع الحفاظ على أمان كل شيء. إنها سريعة وسهلة ومصممة للمستقبل. والجزء الأفضل؟ لا تحتاج إلى أن تكون خبيراً تقنياً لاستخدامه. 

ابدأ ببساطة اليوم، وشاهد عملك يصبح أسهل غداً.