Características del software de firma electrónica: ¿Qué debe tener en cuenta?
El paso a las soluciones digitales ha cambiado la forma de trabajar de las empresas. Un gran cambio es el auge de la firma electrónica, que es clave en este cambio digital. Elegir el software de firma electrónica adecuado es importante a medida que más empresas se digitalizan.
Esto afecta a la rapidez con la que se hacen las cosas, al servicio al cliente y al cumplimiento de la ley. En este artículo se analizan las características más importantes del software de firma electrónica que debe tener en cuenta a la hora de elegir uno para su empresa.
Soluciones rentables
Pensar a largo plazo, no sólo en el ahorro a corto plazo
A la hora de elegir un software de firma electrónica, el coste es importante. Puede resultar tentador elegir la opción más barata, pero puede haber opciones mejores. Las opciones más baratas pueden costar más en el futuro. Busque una solución asequible y clara en cuanto a sus precios, que se ajuste a sus necesidades.
Cuidado con los costes ocultos
Tenga en cuenta los costes ocultos, como la formación, los gastos de instalación y la asistencia permanente. Un software que parece barato al principio puede resultar caro si carece de funciones o requiere costosas actualizaciones más adelante.
Coste total de propiedad (TCO)
Para tomar una decisión inteligente, tenga en cuenta el coste total de propiedad. Esto incluye todas las tasas, los costes iniciales y los extras.
Interfaz fácil de usar
Facilitar las cosas a todos
El software de firma electrónica debe ser fácil de usar, para que firmar sea rápido y sencillo. Una buena interfaz puede frustrar a los usuarios y evitar que renuncien a firmar documentos.
Diferentes formas de firmar
Asegúrese de que el software de firma electrónica ofrece varias formas de firmar, como casillas de verificación, deslizar el dedo o dibujar firmas. Esto mejora la experiencia del usuario y ofrece diferentes métodos que se adaptan a las preferencias de cada uno.
Escalabilidad para necesidades crecientes
Planificar el futuro
Cuando elija una herramienta de firma electrónica, asegúrese de que puede crecer con su empresa. Sus herramientas deben cambiar a medida que su empresa crece.
Añadir personas y funciones
El software debe permitirle añadir fácilmente más usuarios y cambiar las opciones según sea necesario. Esto es importante si desea utilizar herramientas de firma electrónica en distintas partes de su empresa.
Flexibilidad
Elija un software que pueda crecer con su empresa y añadir nuevas funciones cuando sea necesario. La flexibilidad es la clave del éxito y ayuda a que su inversión sea duradera.
Opciones de personalización
Mostrar su marca
La marca ayuda a que su empresa destaque. El software de firma electrónica debe coincidir con los colores, logotipos y estilo de su marca. Una herramienta con una buena marca muestra los valores de su empresa y ayuda a crear relaciones sólidas con los clientes.
Personalización visual
Elija un software que le permita cambiar su aspecto para que su marca siga siendo visible durante el proceso de firma. Esto incluye cambiar la apariencia, añadir su logotipo y elegir determinados campos del formulario.
Personalizar la experiencia del usuario
Una solución personalizable da a la experiencia de su cliente un toque personal. Esto genera confianza y fidelidad, y hace que el proceso de firma parezca más profesional y conectado.
Cumplimiento de las normas legales
Elija un software de firma electrónica que cumpla leyes como la ESIGN Act y la UETA. Esto garantiza que todos los documentos firmados sean seguros y legalmente vinculantes. Elija un software con un proceso de firma claro para que los usuarios sepan qué hacer. Esto genera confianza entre los clientes y ayuda a que su empresa tenga una buena imagen.
Uso de teléfonos y tabletas
El software ESignature debe funcionar bien en teléfonos y tabletas porque cada vez más personas utilizan dispositivos móviles para trabajar. Esto facilita y agiliza la firma de documentos, mejorando la experiencia del cliente. El software debe adaptarse a diferentes tamaños de pantalla para que todo funcione sin problemas.
Protección de datos
El software de firma electrónica debe contar con sólidas funciones de seguridad, como certificaciones, cifrado y formas de evitar la manipulación. Así se protege la información confidencial. El software debe actualizarse con regularidad y comprobarse en busca de problemas de seguridad para detener a los piratas informáticos.
Saber quién firma
El software de firma electrónica debe tener medios para identificar tanto a los firmantes conocidos como a los nuevos. Para evitar el fraude, debe utilizar nuevas tecnologías como la comprobación de huellas dactilares o el inicio de sesión en varios pasos.
Seguimiento y registros
Seguir el proceso
El software de firma electrónica debe realizar un seguimiento de todos los pasos durante la firma. Esto proporciona un registro completo de lo sucedido, lo cual es importante por motivos legales.
Obtener registros fácilmente
Elija un software que le permita acceder fácilmente a los registros en cualquier momento. Esto es útil si tienes que resolver algún litigio en el futuro.
Fácil integración con los sistemas existentes
API y SDK configurables
El software debe disponer de herramientas fáciles de configurar y trabajar con cualquier flujo de trabajo. Esto facilita las cosas y reduce las probabilidades de que salgan mal, ya que su solución de firma electrónica funciona bien con otros sistemas.
Compatibilidad multiplataforma
Asegúrese de que el software funciona con otras aplicaciones, como la gestión de documentos, los sistemas CRM y el software de contabilidad de su empresa. Esto ayudará a que todo funcione sin problemas y evitará retrasos.
Reflexiones finales
Elegir el software de firma electrónica adecuado es importante para mejorar su negocio y tener éxito en el mundo digital. Busque características como facilidad de uso, capacidad de crecimiento, cumplimiento de normas, ahorro de dinero, seguridad y comprobación de la identidad. Esto le ayudará a tomar decisiones inteligentes que se ajusten a sus objetivos empresariales.
Centrarse en estas características de la firma electrónica ayuda a su empresa a mantenerse al día de los cambios y garantiza el cumplimiento de las normas legales y de seguridad de los datos. Estas características también hacen felices a los clientes y construyen relaciones más sólidas, adaptándose mejor a los cambios.
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Sobre el autor
Rei Bayucca es una apasionada escritora afincada en Filipinas. Cuando no está escribiendo, Rei disfruta pasando tiempo con su familia, cocinando y explorando los bellos paisajes de su país natal.
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