Elementos clave que debe incluir todo acuerdo de confidencialidad
¿Alguna vez se ha preguntado para qué sirven realmente los acuerdos de confidencialidad y si son válidos ante un tribunal? No es la única. En una época en la que la información es poder, proteger los datos sensibles es más importante que nunca.
Pero, ¿son los acuerdos de confidencialidad legales, aplicables y duraderos? Ya seas fundador, autónomo o ejecutivo, pasar por alto los elementos clave de un acuerdo de confidencialidad puede costarte caro. Esta guía desvela los componentes imprescindibles de un acuerdo de confidencialidad hermético, dejando a un lado la jerga jurídica para ofrecerle claridad y control.
¿Está preparado para dejar de adivinar y empezar a salvaguardar sus secretos empresariales? Veamos qué hace que un acuerdo de confidencialidad no solo sea válido, sino poderoso.
Quién está implicado: Identifique claramente a las partes
Puede parecer obvio, pero un número escandaloso de acuerdos de confidencialidad fallan en lo más básico: definir claramente quién participa en el acuerdo. Si el acuerdo no nombra con precisión a las partes reveladoras y receptoras, ¿cómo puede alguien hacerlo cumplir? No se limite a un único destinatario: ¿qué hay de las filiales, socios o contratistas?
Si es probable que accedan a la información, nómbralos o incluye un lenguaje que los cubra. Las partes imprecisas generan lagunas peligrosas. Pregúntese: en caso de litigio, ¿podría un tercero saber quién es el responsable?
Si clava esta sección, establecerá el tono de un acuerdo sólido y aplicable.
¿Qué se considera información confidencial?
No todos los secretos son iguales. Uno de los mayores puntos de discordia en los A.D.N. es definir qué es realmente "confidencial". ¿Es todo lo que se discute? ¿Sólo lo que se califica de "confidencial"?
¿Incluye esto conversaciones verbales o sólo material escrito? La claridad en este punto evita dramas judiciales posteriores. Un buen acuerdo de confidencialidad define la información confidencial en sentido amplio (secretos comerciales, datos financieros, estrategias empresariales), pero también de forma suficientemente específica para que sea aplicable.
¿Un consejo profesional? Incluye una cláusula que permita que las revelaciones verbales se consideren confidenciales si se confirman por escrito poco después. Este equilibrio protege a ambas partes al tiempo que minimiza las interpretaciones erróneas y los riesgos.
¿Hasta dónde llega la confidencialidad?
La confidencialidad no consiste sólo en guardar silencio, sino en saber hasta dónde llega esa obligación. Un acuerdo de confidencialidad bien redactado deja muy claro que la parte receptora debe tomar medidas razonables para proteger la información, limitar el acceso sólo al personal necesario y evitar el uso indebido. Pero aquí está el truco, mantener la información en secreto no es suficiente.
El destinatario también se compromete a no utilizar esa información en su propio beneficio. No sólo quieres silencio, quieres inacción. Sin esta doble protección, el secreto y la no utilización, el acuerdo no es más que un cubo agujereado.
No se conforme con términos vagos. Sea audaz y concreto.
¿Qué no es confidencial? Conozca las exclusiones
Todo acuerdo de confidencialidad necesita una válvula de seguridad, y ahí es donde entran en juego las exclusiones. Hay información que no merece protección. Si ya es pública, se ha desarrollado de forma independiente o ha sido divulgada legalmente por otra fuente, no debería estar fuera de los límites.
Los acuerdos de confidencialidad inteligentes contemplan estas excepciones. También protegen al destinatario si está legalmente obligado a revelar información, como en un caso judicial, pero exigen notificación previa al revelador. Estas exclusiones pueden parecer tecnicismos, pero son fundamentales.
Sin ellas, su acuerdo de confidencialidad podría resultar excesivamente oneroso, inaplicable o, lo que es peor, totalmente injusto.
¿Cuánto duran los acuerdos de confidencialidad? Definir el término
Aquí es donde chocan la psicología y el sentido práctico: ¿cuánto tiempo es demasiado? Algunas empresas quieren que los acuerdos de confidencialidad duren para siempre. Pero seamos realistas, la mayoría de la información tiene una vida útil.
La duración media de un acuerdo de confidencialidad oscila entre dos y cinco años, dependiendo de las normas del sector y de la naturaleza de la información. La tecnología cambia rápidamente. Lo que ahora es sensible puede ser irrelevante el año que viene.
Pero cuidado, el hecho de que el acuerdo de confidencialidad expire no significa que los derechos de propiedad intelectual también lo hagan. Defina un plazo razonable y aclare qué sobrevive tras la finalización. Excederse en este aspecto puede ser contraproducente y convertir un documento de protección en un lastre.
Mutuo vs. Unidireccional: ¿Qué acuerdo de confidencialidad es el más adecuado?
¿Comparten secretos ambas partes o sólo una? No hay que pasar por alto este detalle. Un acuerdo de confidencialidad mutuo es ideal cuando ambas partes revelan información sensible, como en el caso de una fusión o una empresa conjunta.
Pero para situaciones unilaterales, como presentar una idea a un inversor, un acuerdo de confidencialidad no mutuo es más sencillo y seguro. Algunos empresarios astutos incluso evitan por completo recibir información confidencial para eludir las obligaciones mutuas. ¿Un paso valiente? Sin duda.
Pero protege a ambas partes de responsabilidades involuntarias. Conozca sus intenciones y elija la estructura adecuada. Mutualidad no siempre es beneficio mutuo.
¿Qué ocurre si las cosas van mal? Recursos jurídicos
Nadie firma un acuerdo de confidencialidad esperando acabar en los tribunales, pero sería una tontería no prepararse para ello. Un acuerdo de confidencialidad sólido incluye recursos, daños y perjuicios, medidas cautelares o incluso un cumplimiento específico (obligar a alguien a poner fin a un incumplimiento). Las medidas cautelares son especialmente potentes, ya que permiten actuar con rapidez para evitar daños antes de que sean irreversibles.
También debe decidir dónde se tratarán las disputas. ¿Quiere evitar cruzar el país para luchar contra un incumplimiento? Especifique su jurisdicción de origen.
Un acuerdo de confidencialidad no es más que una sugerencia de cortesía. No dejes que tu protección sea opcional.
Cláusulas adicionales que protegen aún más
¿Quiere mejorar su acuerdo de confidencialidad? Añade cláusulas estratégicas adaptadas a tu negocio. Una cláusula de no captación impide la caza furtiva de empleados o clientes.
Una cláusula de no licencia aclara que compartir información no otorga derechos de uso. Incluso una cláusula de devolución o destrucción garantiza que los datos se borran cuando finaliza el acuerdo. Estos extras pueden parecer exagerados, pero han ahorrado millones a las empresas.
Piense en ellos como en los airbags de su cinturón de seguridad legal. Esperas no necesitarlos nunca, pero cuando las cosas se tuercen, pueden significarlo todo.
FAQS
1. ¿Cuáles son los 5 elementos clave de un acuerdo de confidencialidad?
Las 5 partes fundamentales son: quién está en el acuerdo, qué información es secreta, cómo mantenerla a salvo, cuánto tiempo permanece secreta y qué ocurre si alguien incumple las normas.
2. ¿Qué incluye un acuerdo de confidencialidad?
Un acuerdo de confidencialidad incluye los nombres de las personas o empresas, qué información es privada, cómo debe protegerse y cuánto tiempo debe permanecer privada.
3. ¿Cuáles son los puntos de un acuerdo de confidencialidad?
Los puntos principales son proteger la información secreta, impedir que otros la utilicen injustamente y establecer normas claras si alguien la comparte sin permiso.
4. ¿Cuáles son las 5 excepciones a los requisitos de confidencialidad?
Se trata de excepciones habituales:
- Información ya conocida,
- Información ya pública,
- Información compartida por otra persona legalmente,
- Información realizada por el receptor sin copiar,
- Información compartida por orden judicial
5. ¿Cuáles son las 5 formas de divulgación?
La información puede compartirse (divulgarse) de estas formas:
- Hablado,
- Escrito,
- Se muestra en imágenes o dibujos,
- Entregado por correo electrónico o archivos digitales,
- A través de acciones o trabajos demostrados.
Reflexiones finales
Los acuerdos de confidencialidad ayudan a mantener a salvo los secretos en los negocios. En ellos se indica lo que no se puede compartir y durante cuánto tiempo se debe mantener la confidencialidad. Estos acuerdos son importantes y pueden detener los problemas antes de que empiecen. Si necesitas firmar uno, debe ser claro, justo y fácil de entender.
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Sobre el autor
Rei Bayucca es una apasionada escritora afincada en Filipinas. Cuando no está escribiendo, Rei disfruta pasando tiempo con su familia, cocinando y explorando los bellos paisajes de su país natal.
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