Evitar una infracción de la HIPAA: Consejos para un manejo seguro de los datos
Una sola infracción de la HIPAA puede costar más que dinero: puede dañar la confianza, la reputación e incluso la carrera profesional. Desde divulgaciones accidentales hasta una seguridad deficiente de los datos, los ejemplos de infracción de la HIPAA están por todas partes, y las multas pueden ser asombrosas.
Pero, ¿qué es realmente una infracción de la HIPAA y cómo puede evitarla? Si usted es un proveedor de servicios sanitarios, un socio comercial o un miembro del personal que maneja datos confidenciales, comprender estas normas no es negociable.
Esta guía explica cómo mantener segura y privada la información de los pacientes. Aprenderá a evitar errores que pueden costar mucho dinero. También le indica cuándo debe pedir ayuda a un abogado especializado en infracciones de la HIPAA.
¿Qué es una infracción de la HIPAA?
Se produce una infracción de la HIPAA cuando se accede a información sanitaria protegida (PHI), se divulga o se maneja de un modo que infringe la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (Health Insurance Portability and Accountability Act). Esto puede ser intencionado, como husmear en el historial de un paciente, o accidental, como enviar la PHI por correo electrónico a la persona equivocada.
Saber exactamente qué es una infracción de la HIPAA es el primer paso hacia la prevención. Es más que una infracción legal, es una violación de la confianza entre el proveedor y el paciente. Tanto si se trata de un pequeño descuido como de un grave fallo de seguridad, cada incidente puede dar lugar a multas por infracción de la HIPAA, demandas judiciales y daños duraderos a la reputación.
Ejemplos habituales de infracción de la HIPAA
Incluso los pequeños errores pueden causar grandes problemas con las normas de la HIPAA. Por ejemplo, dejar archivos sin cerrar, enviar correos electrónicos sin protección o hablar de los pacientes en público. Perder dispositivos con información de pacientes o no cerrar la sesión de los ordenadores también puede infringir las normas.
¿La causa más olvidada? Una formación deficiente: el personal que no entiende las normas de cumplimiento es mucho más propenso a cometer errores. Todos los ejemplos refuerzan la misma verdad: las infracciones no solo se producen en los ataques malintencionados, sino a menudo en el flujo de trabajo diario.
La detección precoz de estas pautas ayuda a las organizaciones a colmar las lagunas antes de que den lugar a sanciones perjudiciales.
Multas y sanciones por infracción de la HIPAA
Las multas por infracción de la HIPAA no son calderilla, pueden llegar a ser millonarias en función de la gravedad, la intención y las medidas correctoras. El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, por sus siglas en inglés) utiliza una estructura de sanciones escalonadas, que van desde $100 por infracción en caso de infracción por desconocimiento hasta $50.000 por infracción en caso de negligencia intencionada sin corrección.
Además de las multas, las organizaciones se arriesgan a que se haga pública la filtración, a demandas judiciales y a perder la confianza de los pacientes. El coste no es sólo económico, sino también de reputación. La prevención cuesta mucho menos que el pago de sanciones, y una plantilla bien formada es la póliza de seguro más rentable contra un desastre de cumplimiento.
Cómo evitar una infracción de la HIPAA
La prevención de las infracciones de la HIPAA requiere un enfoque proactivo. En primer lugar, aplique controles de acceso estrictos, sólo aquellos que necesita PHI deben verlo. Cifrar toda la PHI electrónica (ePHI), proteger los dispositivos y supervisar las transferencias de datos. Impartir formación periódica al personal para refrescar sus conocimientos sobre las normas de protección de la intimidad y realizar simulacros para comprobar su preparación.
Disponga de un plan claro de respuesta ante infracciones para que los pequeños errores no vayan a más. Y lo que es más importante, cree una cultura de cumplimiento en la que todos los miembros del equipo se sientan responsables de la protección de datos. Seguir estos pasos no solo ayudará a evitar multas, sino que también fomentará la confianza de los pacientes, que es el activo más valioso que puede tener cualquier proveedor sanitario.
Cuándo contactar con un abogado especializado en infracciones de la HIPAA
En otras ocasiones, por mucho que se esfuerce en evitarlo, se produce una violación de datos. Ahí es donde entra en juego la ayuda de un abogado especializado en violaciones de la HIPAA. Los abogados pueden facilitar el cumplimiento de las notificaciones de infracción exigidas, negociar con las autoridades y minimizar las posibles multas.
También pueden asesorar sobre investigaciones internas, disciplina de los empleados y actualización de las políticas para frenar los incidentes. El abogado adecuado no es solo alguien que se ocupa de controlar los daños, sino que también refuerza su postura de cumplimiento en el futuro.
No se arriesgue a una infracción. Cuanto antes y más rápido se asesore jurídicamente, mayor será el beneficio de evitar un impacto financiero y reputacional negativo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor manera de evitar una infracción de la HIPAA?
La mejor manera de evitar una infracción de la HIPAA es mantener la información del paciente privada y segura. Compártala sólo con las personas autorizadas. Siga las normas de manipulación de historiales médicos y utilice siempre contraseñas seguras y archivos cerrados con llave.
¿Cuál es una forma de evitar una multa de la HIPAA relacionada con una violación de datos?
Una forma de evitar las multas por infracción de la HIPAA es cifrar todos los registros electrónicos. Esto hace que los datos sean ilegibles para cualquiera sin permiso. Aunque roben los archivos, la información permanece a salvo.
¿Cuáles son las tres principales salvaguardias de seguridad de la HIPAA?
La HIPAA tiene tres salvaguardias principales: administrativas, físicas y técnicas. Administrativa significa disponer de normas claras y formación. Físicas significan guardar bajo llave los archivos en papel y los ordenadores. Técnica significa utilizar contraseñas, cifrado y redes seguras.
¿Cuál es la mejor manera de almacenar de forma segura la información médica confidencial garantizando la protección frente a accesos no autorizados?
Lo mejor es utilizar sistemas seguros, protegidos con contraseña y cifrados. Guarde los archivos en papel en armarios cerrados con llave. Deje que sólo personal cualificado maneje la información.
¿Cómo se garantiza que los datos confidenciales se almacenan de forma segura?
Para mantener la seguridad de los datos, utiliza contraseñas seguras, bloquea las zonas de almacenamiento y cifra los archivos. Limite quién puede ver la información. Comprueba la seguridad a menudo para asegurarte de que sigue siendo segura.
Reflexiones finales
Mantener a salvo la información de los pacientes no es sólo una ley, es una promesa de confianza. Una infracción de la HIPAA puede acarrear importantes multas, la pérdida del puesto de trabajo y una reputación dañada. Si utiliza contraseñas seguras, bloquea los archivos y forma al personal, podrá evitar errores. Compruebe siempre sus sistemas y solucione los problemas con rapidez.
Las herramientas también marcan una gran diferencia. Por eso, empresas como AiSign ayuda con la firma segura de documentos conforme a la HIPAA. Con seguridad avanzada y funciones fáciles de usar, puede compartir y firmar documentos importantes sin riesgos.
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Sobre el autor
Julie Fortuna es una talentosa escritora de AiSign, especializada en simplificar ideas complejas. Con un don para la comunicación clara y atractiva, Julie ayuda a los lectores a entender las últimas estrategias y tendencias.
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