Funktionen von eSignature Software: Worauf müssen Sie achten?
Der Übergang zu digitalen Lösungen hat die Arbeitsweise der Unternehmen verändert. Eine große Veränderung ist das Aufkommen von E-Signaturen, die der Schlüssel zu diesem digitalen Wandel sind. Die Wahl der richtigen E-Signatur-Software ist wichtig, da immer mehr Unternehmen digital arbeiten.
Dies wirkt sich darauf aus, wie schnell Dinge erledigt werden, auf den Kundenservice und auf die Einhaltung von Gesetzen. In diesem Artikel werden die wichtigsten Merkmale von E-Signatur-Software erörtert, die Sie bei der Auswahl einer Software für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.
Kosteneffiziente Lösungen
Langfristiges Denken, nicht nur kurzfristiges Sparen
Bei der Auswahl von eSignatur-Software spielen die Kosten eine wichtige Rolle. Es mag verlockend sein, die billigste Option zu wählen, aber es gibt möglicherweise bessere Möglichkeiten. Günstigere Optionen könnten in der Zukunft mehr kosten. Suchen Sie nach einer Lösung, die erschwinglich ist, klare Preise hat und Ihren Bedürfnissen entspricht.
Achten Sie auf versteckte Kosten
Achten Sie auf versteckte Kosten wie Schulung, Einrichtungsgebühren und laufenden Support. Software, die anfangs billig erscheint, kann teuer werden, wenn ihr Funktionen fehlen oder später teure Upgrades erforderlich sind.
Gesamtbetriebskosten (TCO)
Um eine kluge Entscheidung zu treffen, sollten Sie die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Dazu gehören alle Gebühren, Anfangskosten und Extras.
Leicht zu bedienende Schnittstelle
Einfach machen für alle
Die eSignatur-Software sollte einfach zu bedienen sein, damit das Unterschreiben schnell und einfach geht. Eine gute Benutzeroberfläche kann Benutzer frustrieren und verhindern, dass sie die Unterzeichnung von Dokumenten aufgeben.
Verschiedene Arten der Unterzeichnung
Vergewissern Sie sich, dass die eSignatur-Software verschiedene Möglichkeiten zum Unterschreiben bietet, z. B. Ankreuzfelder, Fingerstreichungen oder gezeichnete Unterschriften. Dies verbessert die Benutzerfreundlichkeit und bietet verschiedene Methoden, die den Vorlieben jedes Einzelnen entsprechen.
Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen
Planung für die Zukunft
Achten Sie bei der Auswahl eines eSignatur-Tools darauf, dass es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Ihre Tools müssen sich ändern, wenn Ihr Unternehmen größer wird.
Hinzufügen von Personen und Funktionen
Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, problemlos weitere Benutzer hinzuzufügen und die Optionen nach Bedarf zu ändern. Dies ist wichtig, wenn Sie eSignatur-Tools in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen möchten.
Flexibilität
Entscheiden Sie sich für eine Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und bei Bedarf um neue Funktionen erweitert werden kann. Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg und trägt zur Langlebigkeit Ihrer Investition bei.
Anpassungsoptionen
Zeigen Sie Ihre Marke
Das Branding trägt dazu bei, dass sich Ihr Unternehmen von anderen abhebt. Die eSignatur-Software sollte zu den Farben, Logos und dem Stil Ihrer Marke passen. Ein gut gebrandetes Tool zeigt die Werte Ihres Unternehmens und hilft beim Aufbau starker Kundenbeziehungen.
Visuelle Anpassung
Wählen Sie eine Software, bei der Sie das Erscheinungsbild ändern können, damit Ihre Marke während des Unterzeichnungsprozesses sichtbar bleibt. Dazu gehört das Ändern des Erscheinungsbildes, das Hinzufügen Ihres Logos und das Auswählen bestimmter Formularfelder.
Personalisierung der Benutzererfahrung
Eine anpassbare Lösung verleiht dem Erlebnis Ihres Kunden eine persönliche Note. Das schafft Vertrauen und Loyalität und lässt den Unterzeichnungsprozess professioneller und verbindlicher erscheinen.
Einhaltung von Rechtsnormen
Wählen Sie eine eSignatur-Software, die Gesetze wie das ESIGN-Gesetz und UETA befolgt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle unterzeichneten Dokumente sicher und rechtsverbindlich sind. Wählen Sie eine Software mit einem klaren Unterzeichnungsprozess, damit die Benutzer wissen, was zu tun ist. Das schafft Vertrauen bei den Kunden und lässt Ihr Unternehmen gut aussehen.
Verwendung von Handys und Tablets
ESignature-Software muss gut auf Handys und Tablets funktionieren, da immer mehr Menschen mobile Geräte für ihre Arbeit nutzen. Dies macht das Unterschreiben von Dokumenten einfach und schnell und verbessert die Kundenerfahrung. Die Software sollte sich an verschiedene Bildschirmgrößen anpassen, damit alles reibungslos läuft.
Daten sicher aufbewahren
eSignatur-Software sollte über starke Sicherheitsfunktionen verfügen, wie Zertifizierungen, Verschlüsselung und Möglichkeiten zur Verhinderung von Manipulationen. Dadurch werden sensible Informationen geschützt. Die Software sollte regelmäßig aktualisiert und auf Sicherheitsprobleme überprüft werden, um Hacker zu stoppen.
Wissen, wer unterschreibt
Die eSignatur-Software sollte über Möglichkeiten verfügen, sowohl bekannte als auch neue Unterzeichner zu identifizieren. Um Betrug vorzubeugen, sollte sie neue Technologien wie Fingerabdruckprüfungen oder mehrstufige Anmeldungen nutzen.
Verfolgung und Aufzeichnungen
Dem Prozess folgen
Die eSignatur-Software sollte alle Schritte während der Unterzeichnung verfolgen. Dies ermöglicht eine vollständige Aufzeichnung der Vorgänge, was aus rechtlichen Gründen wichtig ist.
Einfacher Zugang zu Aufzeichnungen
Wählen Sie eine Software, die es Ihnen ermöglicht, jederzeit auf die Unterlagen zuzugreifen. Dies ist hilfreich, wenn Sie in Zukunft Streitigkeiten schlichten müssen.
Einfache Integration in bestehende Systeme
Konfigurierbare APIs und SDKs
Die Software sollte über einfache Tools für die Einrichtung und die Arbeit mit jedem Arbeitsablauf verfügen. Dies macht die Dinge einfacher und weniger wahrscheinlich, dass etwas schief geht, da Ihre eSignatur-Lösung gut mit anderen Systemen zusammenarbeitet.
Plattformübergreifende Kompatibilität
Stellen Sie sicher, dass die Software mit anderen Anwendungen wie Dokumentenmanagement, CRM-Systemen und der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens zusammenarbeitet. Dies trägt dazu bei, dass alles reibungslos abläuft und Verzögerungen vermieden werden.
Abschließende Überlegungen
Die Wahl der richtigen eSignatur-Software ist wichtig, um Ihr Unternehmen zu verbessern und in der digitalen Welt erfolgreich zu sein. Achten Sie auf Funktionen wie Benutzerfreundlichkeit, Erweiterungsmöglichkeiten, Einhaltung von Regeln, Geldeinsparungen, Sicherheit und Identitätsprüfung. Diese helfen Ihnen, eine kluge Wahl zu treffen, die zu Ihren Geschäftszielen passt.
Die Konzentration auf diese eSignatur-Funktionen hilft Ihrem Unternehmen, mit den Veränderungen Schritt zu halten, und gewährleistet, dass die Datensicherheit und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese Funktionen sorgen auch für zufriedene Kunden und stärken die Beziehungen, da sie sich besser an Veränderungen anpassen lassen.
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Über den Autor
Rei Bayucca ist eine leidenschaftliche Schriftstellerin, die auf den Philippinen lebt. Wenn sie nicht schreibt, verbringt Rei gerne Zeit mit ihrer Familie, kocht und erkundet die wunderschönen Landschaften ihres Heimatlandes.
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