فوائد برامج إدارة العقود للمنظمات غير الربحية

كيف يمكن للمنظمات غير الربحية الاستفادة من استخدام برامج إدارة العقود

لا يقتصر عمل برنامج إدارة العقود على تخزين العقود فحسب، بل يساعد المؤسسات غير الربحية على إدارة كل خطوة من خطوات عقودها، والتأكد من اتباعها للقواعد، وتقليل المخاطر، وتوفير الوقت للأنشطة المهمة. وإليك كيفية عمله:

1. أتمتة المهام الروتينية 

غالبًا ما تفتقر المنظمات غير الربحية إلى الموارد، لذا فإن أتمتة المهام تشكل مساعدة كبيرة. تتيح سير العمل الآلية في AiSign للفرق التعامل مع مهام مثل إنشاء العقود والموافقات والتذكيرات بسرعة ودقة. وبدلاً من البدء من الصفر، يمكن للمنظمات غير الربحية استخدام قوالب تنشئ العقود ببضع نقرات فقط.

2. العمل بسهولة مع أصحاب المصلحة 

تعمل المنظمات غير الربحية مع العديد من المجموعات المختلفة، مثل أعضاء مجلس الإدارة والجهات المانحة. تتيح منصة AiSign التعاون في الوقت الفعلي، مما يجمع الجميع في مساحة عمل واحدة. بدلاً من إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا، يمكن لأعضاء الفريق التعليق وتحديث العقود مباشرة، مما يقلل من الارتباك ويضمن أن الجميع على نفس الصفحة. يساعد هذا في اتخاذ القرارات بشكل أسرع وبناء الثقة.

3. الاطلاع على العقود على الفور 

إن الانفتاح أمر مهم بالنسبة للمنظمات غير الربحية. تتيح لك أداة AiSign رؤية كل شيء في الوقت الفعلي، مما يسهل معرفة موقف العقود، وما يجب القيام به، ومتى يحين موعد تقديم الأشياء. من السهل العثور على كل عقد مع AiSign، لذا يمكن للمنظمات غير الربحية تشغيل التقارير، والتحقق مما إذا كانت تتبع القواعد، ومعرفة مدى نجاحها. يساعدهم هذا في إدارة عملهم وإظهار نجاحهم للمانحين والشركاء.

4. ضمان الامتثال وإدارة المخاطر 

يعد اتباع القواعد أمرًا مهمًا للمنظمات غير الربحية. إذا فاتتهم المواعيد النهائية أو لم يلتزموا بقواعد العقد، فقد يتعرضون للمشاكل أو يتضررون بسمعتهم. تساعد منصة AiSign من خلال تتبع الامتثال، وتحذير المنظمات غير الربحية بشأن المواعيد النهائية القادمة، ومساعدتها على تجنب المشاكل. تحتوي المنصة أيضًا على أدوات إدارة المخاطر لتحديد المشكلات المحتملة ومساعدة المنظمات غير الربحية على تتبع عقودها.

5. تخزين العقود المركزية 

بفضل وجود جميع المستندات في مكان واحد آمن، تستطيع المنظمات غير الربحية أن تقول وداعًا للملفات الفوضوية والمسارات الورقية الخطرة. تحافظ خدمة تخزين العقود من AiSign على كل شيء منظمًا وآمنًا، وتحمي المعلومات الحساسة من خلال تشفير قوي. يعد هذا الأمان أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للمنظمات غير الربحية التي تتعامل مع تفاصيل المتبرعين أو البيانات المالية.