Vorteile der Vertragsmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen stehen heute vor vielen Herausforderungen. Sie müssen mit wenig Geld auskommen und viele Regeln befolgen. Diese Gruppen wollen mit dem, was ihnen zur Verfügung steht, so viel Gutes wie möglich tun, daher ist es sehr wichtig, effizient zu sein. Vertragsverwaltungssoftware erleichtert ihnen die Arbeit und sorgt dafür, dass die Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie am dringendsten benötigt werden, damit sich die gemeinnützigen Organisationen auf ihre Ziele konzentrieren können.
Diese Software ist ein hilfreiches Instrument, weil sie den Papierkram reduziert, die Aufgaben organisiert und für mehr Klarheit sorgt. Durch die Automatisierung von Vertragsaufgaben spart sie Zeit und Geld. Plattformen wie AiSign bieten spezielle Tools für gemeinnützige Organisationen zur einfachen und sicheren Verwaltung von Verträgen. Dies hilft ihnen, den Überblick zu behalten, Fehler zu vermeiden und ihre Ziele besser zu erreichen.
Die Notwendigkeit eines effektiven Vertragsmanagements für Non-Profits
Gemeinnützige Organisationen sind wie Wohlfahrtsverbände auf die Hilfe von Partnern, Spenden und Zuschüssen angewiesen, um ihre Arbeit gut zu machen. Jede Art von Hilfe hat ihre eigenen Regeln, daher ist es wichtig, sie sorgfältig zu verwalten. So kann eine gemeinnützige Organisation beispielsweise Vereinbarungen mit Zulieferern treffen, um das zu bekommen, was sie braucht, den Spendern Versprechungen über die Verwendung von Spenden machen oder staatliche Vorschriften einhalten müssen.
Die manuelle Verwaltung dieser Vereinbarungen kann zu verpassten Fristen, verschwendeten Ressourcen und Verstößen gegen wichtige Regeln führen, was der Organisation schadet. Ein Tool wie AiSign kann gemeinnützigen Organisationen helfen, den Überblick über diese Vereinbarungen an einem einzigen Ort zu behalten. Anstatt alte Tabellen oder verstreute Papiere zu verwenden, können gemeinnützige Organisationen all ihre Informationen in einem System zusammenfassen.
AiSign sendet automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen und hilft Organisationen, den Überblick über ihre Verpflichtungen und Ressourcen zu behalten. Dies sorgt für einen reibungsloseren Ablauf und stellt sicher, dass sich gemeinnützige Organisationen auf ihre Ziele konzentrieren und ihre Wirkung und ihren Erfolg steigern.
Wie Non-Profit-Organisationen vom Einsatz einer Vertragsmanagement-Software profitieren können
Vertragsverwaltungssoftware kann mehr als nur Verträge speichern. Sie hilft gemeinnützigen Organisationen, jeden Schritt ihrer Verträge zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie die Regeln einhalten, Risiken reduzieren und Zeit für wichtige Aktivitäten sparen. Und so funktioniert es:
1. Automatisieren Sie Routineaufgaben
Non-Profit-Organisationen verfügen oft nicht über ausreichende Ressourcen, daher ist die Automatisierung von Aufgaben eine große Hilfe. Mit den automatisierten Workflows von AiSign können Teams Aufgaben wie Vertragserstellung, Genehmigungen und Erinnerungen schnell und präzise erledigen. Anstatt bei Null anzufangen, können gemeinnützige Organisationen Vorlagen verwenden, die Verträge mit nur wenigen Klicks erstellen.
2. Einfaches Arbeiten mit Stakeholdern
Gemeinnützige Organisationen arbeiten mit vielen verschiedenen Gruppen zusammen, z. B. Vorstandsmitgliedern und Spendern. Die Plattform von AiSign ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit und bringt alle Beteiligten in einen einzigen Arbeitsbereich. Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken, können Teammitglieder Verträge direkt kommentieren und aktualisieren, wodurch Verwirrung vermieden und sichergestellt wird, dass alle auf derselben Seite stehen. Dies trägt dazu bei, Entscheidungen schneller zu treffen und Vertrauen zu schaffen.
3. Verträge sofort sehen
Für gemeinnützige Organisationen ist es wichtig, offen zu sein. Mit dem Tool von AiSign können Sie alles in Echtzeit sehen, so dass Sie leicht wissen, wo die Verträge stehen, was zu tun ist und wann die Dinge fällig sind. Jeder Vertrag mit AiSign ist leicht zu finden, so dass gemeinnützige Organisationen Berichte erstellen und überprüfen können, ob sie die Regeln einhalten und wie gut sie das tun. Dies hilft ihnen, ihre Arbeit zu verwalten und ihren Spendern und Partnern zu zeigen, dass sie ihre Arbeit gut machen.
4. Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Verwaltung von Risiken
Die Einhaltung von Regeln ist für gemeinnützige Organisationen wichtig. Wenn sie Fristen versäumen oder Vertragsregeln nicht einhalten, können sie in Schwierigkeiten geraten oder ihren Ruf schädigen. Die Plattform von AiSign hilft dabei, indem sie die Einhaltung von Vorschriften verfolgt, gemeinnützige Organisationen vor bevorstehenden Fristen warnt und ihnen hilft, Probleme zu vermeiden. Die Plattform verfügt außerdem über Risikomanagement-Tools, die potenzielle Probleme erkennen und gemeinnützigen Organisationen helfen, den Überblick über ihre Verträge zu behalten.
5. Zentralisierte Vertragsablage
Da sich alle Dokumente an einem sicheren Ort befinden, können sich gemeinnützige Organisationen von unordentlichen Akten und riskanten Papierwegen verabschieden. Die Vertragsspeicherung von AiSign hält alles organisiert und sicher und schützt sensible Informationen mit starker Verschlüsselung. Diese Sicherheit ist entscheidend für gemeinnützige Organisationen, die mit Spenderdaten oder Finanzdaten arbeiten.
Für wen ist ein effektives Non-Profit-Vertragsmanagement wichtig?
- Menschen, die Hilfe bekommen Eine gute Vertragsverwaltung bedeutet bessere Programme. Wenn gemeinnützige Organisationen ihre Ressourcen gut verwalten, können sie mehr Menschen helfen, ihre Ziele zu erreichen.
- Spender und Unterstützer Spender wollen wissen, dass ihr Geld gut verwendet wird. Die klaren Berichte von AiSign zeigen Verantwortung, schaffen Vertrauen und ermutigen zu künftiger Unterstützung.
- Gemeinnützige Mitarbeiter und Helfer Weniger Papierkram bedeutet, dass sich Mitarbeiter und Helfer auf wichtige Aufgaben konzentrieren können. Die einfachen Arbeitsabläufe von AiSign vereinfachen und reduzieren den Stress.
- Anbieter und Partner Gemeinnützige Organisationen brauchen gute Beziehungen zu Anbietern und Partnern. Vertragsmanagement-Software hilft ihnen, ihren Verpflichtungen nachzukommen und starke, langfristige Beziehungen aufzubauen, die den Auftrag unterstützen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von AiSignsAiSigns Vertragsmanagement-Software
- Ihr Konto erstellen Melden Sie sich bei AiSign an und sehen Sie sich Ihr Dashboard an. Eine Demo hilft Ihnen, Funktionen wie Vertragsvorlagen und Tracking-Tools zu sehen.
- Vorgefertigte Templates verwenden Anstatt Verträge von Hand zu schreiben, wählen Sie aus den einfachen Vorlagen von AiSign. Diese helfen bei der Erstellung von Verträgen, die den Vorschriften für gemeinnützige Organisationen entsprechen, was Zeit spart und Fehler vermeidet.
- Gemeinsam in Echtzeit arbeiten Kontakt Laden Sie Teamkollegen und andere Personen ein, Verträge zu prüfen und zu bearbeiten. Mit AiSign können Sie Kommentare hinzufügen, damit jeder alles versteht und die Teamarbeit einfach ist.
- Behalten Sie den Überblick über Regeln und Fristen Mit AiSign können Sie Erinnerungen für wichtige Termine und Ziele festlegen. Sie können überprüfen, ob Sie alle Regeln in Ihren Verträgen einhalten.
- Berichte und Einblicke erstellen Mit AiSign können Sie individuelle Berichte erstellen und die Vertragsleistung überwachen. Dies hilft gemeinnützigen Organisationen, kluge Entscheidungen zu treffen, z. B. Anbieter zu überprüfen oder Möglichkeiten zum Sparen zu finden.
Lieferantenmanagement, Vendor Management und Vertragslebenszyklus in Non-Profits
Die Verwaltung von Anbietern und Lieferanten ist für gemeinnützige Organisationen wichtig, da sie für ihre Programme Ausrüstung und Dienstleistungen benötigen. Dazu müssen sie eng mit den Anbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie das, was sie brauchen, zu einem guten Preis bekommen.
Testen Sie AiSign kostenlos für 30 Tage, keine Kreditkarte erforderlich
Erleben Sie Leichtigkeit und Effizienz bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsverträge. Mit unserer Plattform können Sie Verträge mit KI-gestützten Tools erstellen, Dokumente online versenden und unterzeichnenund mehr. Verabschieden Sie sich von kompliziertem Papierkram und genießen Sie optimierte Arbeitsabläufe. Die Tools von AiSign sind für Freiberufler, kleine Unternehmen und große Konzerne konzipiert. Melden Sie sich noch heute für einen kostenlosen 30-Tage-Test an.
Über den Autor
Rei Bayucca ist eine leidenschaftliche Schriftstellerin, die auf den Philippinen lebt. Wenn sie nicht schreibt, verbringt Rei gerne Zeit mit ihrer Familie, kocht und erkundet die wunderschönen Landschaften ihres Heimatlandes.
