Fonctionnalités du logiciel de signature électronique : Que devez-vous rechercher ?
Le passage aux solutions numériques a modifié le mode de fonctionnement des entreprises. L'un des principaux changements est l'essor de la signature électronique, qui est un élément clé de ce passage au numérique. Il est important de choisir le bon logiciel de signature électronique, car de plus en plus d'entreprises passent au numérique.
Cela a une incidence sur la rapidité d'exécution des tâches, sur le service à la clientèle et sur le respect de la législation. Cet article présente les principales caractéristiques des logiciels de signature électronique à prendre en compte lors du choix d'un logiciel pour votre entreprise.
Des solutions rentables
Pensez à long terme, pas seulement à l'épargne à court terme
Lors du choix d'un logiciel de signature électronique, le coût est important. Il peut être tentant de choisir l'option la moins chère, mais il peut y avoir de meilleurs choix. Les options les moins chères risquent de coûter plus cher à l'avenir. Recherchez une solution abordable et claire quant à ses prix, qui corresponde à vos besoins.
Attention aux coûts cachés
Soyez attentif aux coûts cachés tels que la formation, les frais d'installation et l'assistance continue. Un logiciel qui semble bon marché au départ peut s'avérer coûteux s'il manque de fonctionnalités ou nécessite des mises à niveau onéreuses par la suite.
Coût total de possession (TCO)
Pour faire un choix judicieux, il faut prendre en compte le coût total de possession. Celui-ci comprend tous les frais, les coûts initiaux et les extras.
Interface facile à utiliser
Faciliter les choses pour tout le monde
Le logiciel de signature électronique doit être facile à utiliser, afin que la signature soit rapide et simple. Une bonne interface peut frustrer les utilisateurs et les empêcher de renoncer à signer des documents.
Différentes façons de signer
Assurez-vous que le logiciel de signature électronique offre différentes manières de signer, comme des cases à cocher, des glissements de doigt ou des signatures dessinées. Cela améliore l'expérience de l'utilisateur et offre différentes méthodes pour répondre aux préférences de chacun.
Évolutivité pour répondre aux besoins croissants
Planifier l'avenir
Lorsque vous choisissez un outil de signature électronique, assurez-vous qu'il peut évoluer avec votre entreprise. Vos outils doivent évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Ajouter des personnes et des fonctionnalités
Le logiciel doit vous permettre d'ajouter facilement des utilisateurs et de modifier les options si nécessaire. C'est important si vous souhaitez utiliser des outils de signature électronique dans différents secteurs de votre entreprise.
Flexibilité
Choisissez un logiciel capable d'évoluer avec votre entreprise et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités en fonction de vos besoins. La flexibilité est la clé du succès et permet à votre investissement de durer.
Options de personnalisation
Montrer votre marque
L'image de marque permet à votre entreprise de se démarquer. Le logiciel de signature électronique doit correspondre aux couleurs, aux logos et au style de votre marque. Un outil bien identifié montre les valeurs de votre entreprise et contribue à établir des relations solides avec vos clients.
Personnalisation visuelle
Choisissez un logiciel qui vous permet de modifier son apparence afin que votre marque reste visible pendant le processus de signature. Vous pouvez notamment modifier l'apparence, ajouter votre logo et sélectionner certains champs du formulaire.
Personnalisation de l'expérience utilisateur
Une solution personnalisable confère à l'expérience de votre client une touche personnelle. Cela renforce la confiance et la loyauté, et rend le processus de signature plus professionnel et plus proche de la réalité.
Respect des normes juridiques
Choisissez un logiciel de signature électronique qui respecte des lois telles que l'ESIGN Act et l'UETA. Cela garantit que tous les documents signés sont sûrs et juridiquement contraignants. Choisissez un logiciel dont le processus de signature est clair, afin que les utilisateurs sachent ce qu'ils doivent faire. Cela permet d'instaurer un climat de confiance avec les clients et de donner une bonne image de votre entreprise.
Utilisation de téléphones et de tablettes
Le logiciel ESignature doit fonctionner correctement sur les téléphones et les tablettes, car de plus en plus de personnes utilisent des appareils mobiles dans le cadre de leur travail. La signature des documents est ainsi facile et rapide, ce qui améliore l'expérience des clients. Le logiciel doit s'adapter aux différentes tailles d'écran pour que tout se passe bien.
Assurer la sécurité des données
Les logiciels de signature électronique doivent être dotés de solides fonctions de sécurité, telles que les certifications, le cryptage et les moyens d'empêcher la falsification. Ces dispositifs protègent les informations sensibles. Le logiciel doit être mis à jour régulièrement et vérifié pour détecter les problèmes de sécurité afin d'arrêter les pirates informatiques.
Savoir qui signe
Les logiciels de signature électronique doivent permettre d'identifier les signataires connus et les nouveaux signataires. Pour prévenir la fraude, il devrait utiliser de nouvelles technologies telles que les vérifications d'empreintes digitales ou les connexions en plusieurs étapes.
Suivi et enregistrements
Suivre le processus
Le logiciel de signature électronique doit retracer toutes les étapes de la signature. Cela permet d'avoir une trace complète de ce qui s'est passé, ce qui est important pour des raisons juridiques.
Obtenir facilement des documents
Choisissez un logiciel qui vous permet d'accéder facilement aux dossiers à tout moment. Cela peut s'avérer utile si vous devez régler des litiges futurs.
Intégration facile avec les systèmes existants
API et SDK configurables
Le logiciel doit être doté d'outils faciles à configurer et à utiliser avec n'importe quel flux de travail. Cela facilite les choses et réduit les risques d'erreur, car votre solution de signature électronique fonctionne bien avec d'autres systèmes.
Compatibilité multiplateforme
Assurez-vous que le logiciel fonctionne avec d'autres applications, telles que la gestion des documents, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et le logiciel de comptabilité de votre entreprise. Cela permettra à l'ensemble de fonctionner sans heurts et d'éviter les retards.
Réflexions finales
Il est important de choisir le bon logiciel de signature électronique pour améliorer votre activité et réussir dans le monde numérique. Recherchez des caractéristiques telles que la facilité d'utilisation, la capacité de croissance, le respect des règles, les économies, la sécurité et la vérification de l'identité. Elles vous aideront à faire des choix judicieux en fonction de vos objectifs commerciaux.
En mettant l'accent sur ces fonctions de signature électronique, vous aidez votre entreprise à suivre les changements et vous garantissez la sécurité des données et le respect des règles juridiques. Ces fonctionnalités permettent également de satisfaire les clients et de renforcer les relations, en s'adaptant mieux aux changements.
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À propos de l'auteur
Rei Bayucca est une écrivaine passionnée basée aux Philippines. Lorsqu'elle n'écrit pas, Rei aime passer du temps avec sa famille, cuisiner et explorer les magnifiques paysages de son pays d'origine.
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