Senden eines Dokuments zur Unterzeichnung

Schritt 1: Hochladen Ihres Dokuments

• Melden Sie sich bei AiSign an und navigieren Sie zum Menüpunkt ‘Dokument senden’.’
• Laden Sie Ihre Datei hoch:
  • Ziehen Sie Ihre Dokumentendatei per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
  • Oder klicken Sie auf ‘Hochladen", um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen.

Schritt 2: Empfängerdetails eingeben

• Name und E-Mail des Empfängers: Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Dokument unterschreiben soll.
• E-Mail Titel und Nachricht (optional):
  • E-Mail-Titel: Passen Sie die Betreffzeile der E-Mail an, die an den Empfänger gesendet werden soll.
  • Nachricht: Fügen Sie eine personalisierte Nachricht hinzu, um Kontext oder Anweisungen zu geben.

Schritt 3: Weiter zum Editor

• Nachdem Sie die Empfängerdaten eingegeben haben, klicken Sie auf ‘Weiter", um nahtlos in den Dokumenteneditor zu gelangen.

Verwendung des Dokumenteditors

Schritt 4: Personalisieren Sie Ihr Dokument

• Unterschrift und Formularfelder hinzufügen:
  • Ziehen Sie Unterschriftsfelder und zusätzliche Formularfelder (z. B. Datum, Initialen, Textfelder) per Drag & Drop auf Ihr Dokument, wo sie benötigt werden.
• Weisen Sie den Empfängern Felder zu:
  • Vergewissern Sie sich, dass jedes Feld dem richtigen Empfänger zugewiesen ist, insbesondere wenn es mehrere Unterzeichner gibt.

Schritt 5: Fertigstellung des Dokuments

• Überprüfen Sie das Dokument, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
• Klicken Sie auf ‘Senden’, um das Dokument zur Unterzeichnung an den Empfänger zu senden.

Unterzeichnung eines Dokuments

Schritt 6: Zugriff auf das Dokument

• Prüfen Sie Ihre E-Mail:
  • Warten Sie auf eine E-Mail von AiSign, die einen Link zu dem Dokument enthält.
• Oder melden Sie sich bei AiSign an:
  • Navigieren Sie zu Ihrem ‘Posteingang’, um das Dokument zu finden, das auf Ihre Unterschrift wartet.

Schritt 7: Erforderliche Felder ausfüllen

• Navigation in der Seitenleiste:
  • In der rechten Seitenleiste sehen Sie eine Liste mit allen Feldern, die Ihre Eingaben erfordern.
  • Klicken Sie auf ein beliebiges Feld in der Seitenleiste, um direkt zu dessen Position im Dokument zu springen.

Schritt 8: Unterzeichnung des Dokuments

• Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu:
  • Klicken Sie auf das Unterschriftsfeld, wodurch sich ein Unterschriftsfeld öffnet.
  • Wählen oder zeichnen Sie Ihre Unterschrift:
    • Wählen Sie aus gespeicherten Signaturen oder erstellen Sie eine neue.
  • Klicken Sie auf ‘Signatur auswählen’, um sie in das Dokument einzufügen.
• Füllen Sie alle Felder aus:
  • Füllen Sie alle weiteren erforderlichen Felder aus (z. B. Datum, Initialen).

Schritt 9: Abschließen des Unterzeichnungsprozesses

• Sobald alle Felder ausgefüllt sind, erscheint ein Pop-up-Fenster.
• Klicken Sie auf ‘Abschließen’, um den Unterzeichnungsvorgang abzuschließen.
• E-Mail-Bestätigung:
  • Nachdem alle Empfänger unterschrieben haben, erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit dem ausgefüllten Dokument im Anhang.

Anzeigen der Zertifizierung und Herunterladen des Dokuments

Schritt 10: Herunterladen des ausgefüllten Dokuments

• Aus der E-Mail:
  • Öffnen Sie die E-Mail, die Sie erhalten haben, nachdem alle Parteien unterschrieben haben.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Herunterladen", um das Dokument auf Ihrem Gerät zu speichern.
• Von AiSign Dashboard:
  • Loggen Sie sich bei AiSign ein und gehen Sie zu Ihren ‘Abgeschlossenen Dokumenten’.’
  • Suchen Sie das Dokument und klicken Sie auf ‘Herunterladen’.

Schritt 11: Zugriff auf die Signierzertifizierung

• Zertifizierung herunterladen:
  • Klicken Sie neben der Schaltfläche ‘Herunterladen’ auf den Pfeil nach unten.
  • Wählen Sie ‘Zertifizierung’ aus dem Dropdown-Menü.
• Was ist die Zertifizierung?
  • Die Beglaubigung dient als Nachweis dafür, dass das Dokument von allen Parteien korrekt unterzeichnet wurde.
  • Sie enthält Details wie Zeitstempel, IP-Adressen und Prüfpfade.

Schlussfolgerung

Mit AiSign ist das Versenden und Unterschreiben von Dokumenten schnell und mühelos. Egal, ob Sie Verträge, Vereinbarungen oder andere Dokumente versenden, die eine Unterschrift erfordern, AiSign optimiert den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. Danke, dass Sie sich für AiSign entschieden haben, und viel Spaß beim Unterschreiben!