5 häufige Fehler im Vertragsmanagement und wie man sie vermeidet
Eine gute Vertragsverwaltung ist wichtig für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens, aber selbst Experten können kleine Details übersehen. Wenn Sie einen Schritt übersehen, kann dies zu Verzögerungen, Problemen oder Geldverlusten führen. Keine Sorge - dieser Leitfaden zeigt Ihnen die fünf häufigsten Fehler, die Menschen bei Verträgen machen, und wie Sie sie beheben können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit AiSign Verträge einfach und schnell online unterschreiben können.
1. Verwendung uneinheitlicher Sprache und Bedingungen in Verträgen
❌ Der Irrtum:
Verträge mit verwechselten oder nicht genehmigten Begriffen können große Probleme verursachen. Wenn beispielsweise eine Abteilung andere Begriffe verwendet als die Rechtsabteilung, kann dies zu Verwirrung darüber führen, was geliefert wird oder wer für was verantwortlich ist. Diese Verwechslungen können die Genehmigung verzögern oder später sogar zu rechtlichen Problemen führen.
✅ Die Lösung:
Es ist wichtig, dass alle Verträge den gleichen Inhalt haben. Sie können damit beginnen, Vorlagen zu erstellen, die bereits genehmigte Wörter und Regeln enthalten. AiSign hilft Ihnen, indem es Ihnen digitale Vorlagen zur Verfügung stellt, mit denen Sie Verträge leicht ändern und automatisieren können, um sie einheitlich zu halten. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Verträge solide sind. Zum Beispiel kann ein Vertriebsteam diese Vorlagen mit rechtlich genehmigten Formulierungen verwenden, was weniger Änderungen bedeutet.
2. Keine Einbindung der kaufmännischen Teams in die Vertragsverhandlungen
❌ Der Irrtum:
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Rechtsteam schließt einen Vertrag ab, muss aber erst mit dem Finanz- oder Beschaffungsteam sprechen. Sie müssen sich mit Versprechungen begnügen, die das Budget sprengen oder die Abläufe durcheinander bringen könnten. Wenn Sie wichtige Personen auslassen, kann dies zu einer Vermischung der Prioritäten und zu verpassten Verpflichtungen führen.
✅ Die Lösung:
Teamarbeit ist Ihre Geheimwaffe! Beziehen Sie alle Beteiligten frühzeitig ein, einschließlich Vertrieb, Personal- und Finanzabteilung. Die Tools von AiSign helfen Teams bei der gemeinsamen Arbeit an Verträgen in Echtzeit, so dass keine endlosen E-Mails mehr nötig sind. Mit AiSign bleibt jeder auf dem Laufenden und vermeidet Überraschungen in letzter Minute und verpasste Aufgaben.
3. Vernachlässigung wichtiger Verpflichtungen und Versäumnis von Fristen
❌ Der Irrtum:
Die Termine für die Vertragsverlängerung können Unternehmen helfen, gute Angebote einzuhalten. Wenn Sie zum Beispiel vergessen, einen Lieferantenvertrag rechtzeitig zu kündigen, müssen Sie möglicherweise für Dinge bezahlen, die Sie nicht mehr benötigen. Werden diese wichtigen Termine verpasst, kann das den Geschäftsbetrieb durcheinander bringen und die Beziehungen zu Partnern beeinträchtigen.
✅ Die Lösung:
Richten Sie automatische Erinnerungen für wichtige Termine wie Verlängerungen oder Ablauftermine ein. AiSign kann Ihnen dabei helfen, diese wichtigen Momente im Auge zu behalten, so dass Sie nie ein Verlängerungsdatum verpassen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Wochen vor wichtigen Vertragsterminen eine Erinnerung. Das ist nicht nur hilfreich, sondern ein entscheidender Faktor, um organisiert und effizient zu bleiben!
4. Mehrere Tools verlangsamen Ihren Vertragsprozess
❌ Der Irrtum:
Das Springen von Word-Dokumenten zu E-Mails und Unterzeichnungstools verlangsamt die Vertragsarbeit. Jeder Schritt macht es schwieriger, die Arbeit abzuschließen; manchmal werden wichtige Verträge nie unterzeichnet.
✅ Die Lösung:
Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie mit AiSign alle Ihre Verträge an einem Ort verwalten. Sie brauchen nicht mehr viele verschiedene Tools. Sie können Verträge über dieselbe Plattform schreiben, bearbeiten, genehmigen und unterzeichnen. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team nie mehr nach dem neuesten Vertrag suchen oder tagelang auf Unterschriften warten muss - mit AiSign läuft alles reibungslos ab.
5. Rückgriff auf veraltete Signiermethoden
❌ Der Irrtum:
Auch im Jahr 2024 verwenden viele Unternehmen noch Papierunterschriften. Das Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten kostet viel Zeit und Mühe. Das verlangsamt die Geschäftsabschlüsse und macht die Kunden unzufrieden, weil sie schnellere, digitale Erfahrungen wünschen.
✅ Die Lösung:
Verwenden Sie digitale Signierwerkzeuge wie AiSign, um Verträge schnell und von überall aus zu unterzeichnen. Mit AiSign sind Ihre wichtigen Verträge sicher und geschützt. Der Verzicht auf Papier hilft Ihnen, Geschäfte schneller abzuschließen und Kunden zu beeindrucken. AiSign ist weltweit einfach zu verwenden und eignet sich perfekt für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe aktualisieren möchten.
Wie man Fehler im Vertragsmanagement vermeidet
1. Identifizieren Sie Ihre Blocker und Engpässe
Prüfen Sie zunächst, wie Sie jetzt mit Verträgen umgehen. Wo bleiben die Dinge stecken? Dauert die Genehmigung zu lange, oder sind einige Tools schwer zu bedienen? Wenn Sie diese Probleme lösen, kann alles reibungsloser ablaufen.
2. Automatisieren Sie Verträge mit Hilfe von Technologie
Die manuelle Verwaltung von Verträgen gehört der Vergangenheit an. Die Automatisierung Ihres Prozesses mit Plattformen wie AiSign reduziert menschliche Fehler und beschleunigt den gesamten Lebenszyklus - vom Entwurf bis zur Unterzeichnung.
3. Erstellen Sie ein digitales Playbook
Kodifizieren Sie Ihre Vertragsprozesse in einem für alle Teams zugänglichen Playbook. Dies gewährleistet Konsistenz im gesamten Unternehmen. Die Vorlagen von AiSign können zu einem Eckpfeiler dieses Handbuchs werden und Teams bei der mühelosen Erstellung fehlerfreier Verträge unterstützen.
Weniger Fehler, mehr Chancen
Die Vermeidung dieser häufigen Fallstricke kann die Verwaltung von Verträgen in Ihrem Unternehmen verändern. Durch den Einsatz von Tools wie AiSign können Sie Fehler vermeiden und die Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit verbessern. Von der Standardisierung der Sprache über die Automatisierung von Mahnungen bis hin zur Einführung digitaler Signaturen - AiSign ist ein entscheidender Faktor für modernes Vertragsmanagement.
Sind Sie bereit, Ihr Vertragsmanagement zu verbessern? Besuchen Sie AiSign und entdecken Sie, wie die innovativen Lösungen für digitales Signieren Ihr Unternehmen voranbringen können.
FAQs
1. Was sind die häufigsten Fehler im Vertragsmanagement?
Zu den häufigsten Fehlern gehören eine uneinheitliche Sprache, verpasste Fristen, der Ausschluss von Beteiligten, ineffiziente Arbeitsabläufe und veraltete Unterzeichnungsmethoden.
2. Wie kann ich die Kohärenz der Verträge sicherstellen?
Die Verwendung von vorab genehmigten Vorlagen und automatisierten Tools wie AiSign kann dazu beitragen, dass die Formulierungen und Klauseln in allen Verträgen einheitlich sind.
3. Warum ist die Einbeziehung von Handelsteams wichtig?
Die Einbeziehung von Teams wie Vertrieb und Finanzen gewährleistet, dass die Verträge mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und die Verpflichtungen realistisch und umsetzbar sind.
4. Was ist der Vorteil von digitalen Signaturen?
Digitale Signaturen sparen Zeit, reduzieren Kosten und erhöhen die Sicherheit. AiSign bietet eine nahtlose, weltweit zugängliche Lösung für die Unterzeichnung von Verträgen.
5. Wie verbessert AiSign die Vertragsverwaltung?
AiSign vereinfacht den Lebenszyklus von Verträgen, indem es den Entwurf, die Zusammenarbeit und die Unterzeichnung in eine Plattform integriert und so die Prozesse rationalisiert und Fehler reduziert.
Abschließende Überlegungen
Fehler bei der Vertragsverwaltung können Unternehmen Zeit, Geld und Ansehen kosten. Diese Herausforderungen werden jedoch zu Wachstumschancen, wenn Schwachstellen identifiziert, Arbeitsabläufe automatisiert und digitale Tools eingesetzt werden. AiSigns Mission, den Unterzeichnungsprozess zu revolutionieren, stellt sicher, dass Unternehmen häufige Fehler vermeiden und in einer schnelllebigen digitalen Welt erfolgreich sind. Vertrauen Sie auf AiSign, wenn es darum geht, Verträge auf intelligentere Weise zu verwalten und Ihrem Unternehmen die Innovation zu bieten, die es verdient. Besuchen Sie AiSign um mehr zu erfahren.
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Über den Autor
Rei Bayucca ist eine leidenschaftliche Schriftstellerin, die auf den Philippinen lebt. Wenn sie nicht schreibt, verbringt Rei gerne Zeit mit ihrer Familie, kocht und erkundet die wunderschönen Landschaften ihres Heimatlandes.
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