5 errores comunes en la gestión de contratos y cómo evitarlos
Gestionar bien los contratos es importante para el buen funcionamiento de una empresa, pero incluso los expertos pueden pasar por alto pequeños detalles. Ignorar un paso puede causar retrasos, problemas o pérdidas de dinero. No te preocupes: esta guía te mostrará los cinco errores más comunes que se cometen con los contratos y cómo solucionarlos. Además, verás cómo AiSign puede hacer que firmar contratos en línea sea fácil y rápido.
1. Utilizar un lenguaje y unos términos incoherentes en los contratos
❌ El error:
Los contratos con palabras confusas o no aprobadas pueden causar grandes problemas. Por ejemplo, si un departamento utiliza palabras distintas a las del equipo jurídico, puede haber confusión sobre lo que se está entregando o quién es responsable de qué. Estas confusiones pueden ralentizar las aprobaciones o incluso provocar problemas legales más adelante.
✅ La solución:
Es importante asegurarse de que todos los contratos digan lo mismo. Puedes empezar por hacer plantillas, como puntos de partida, con palabras y normas ya aprobadas. AiSign le ayuda ofreciéndole plantillas digitales para que pueda cambiar y automatizar fácilmente los contratos, manteniéndolos coherentes. Esto te ahorra tiempo y garantiza la solidez de tus contratos. Por ejemplo, un equipo de ventas puede utilizar estas plantillas con palabras aprobadas legalmente, lo que significa menos cambios de un lado a otro.
2. No implicar a los equipos comerciales en las negociaciones contractuales
❌ El error:
Imagínatelo: tu equipo jurídico termina un contrato, pero antes tiene que hablar con el equipo financiero o de compras. Te quedas con promesas que pueden estirar el presupuesto o alterar el funcionamiento. Prescindir de personas importantes puede hacer que se confundan las prioridades y se incumplan los compromisos.
✅ La solución:
El trabajo en equipo es su arma secreta. Involucra a todos desde el principio, incluidos los departamentos de ventas, recursos humanos y finanzas. Las herramientas de AiSign ayudan a los equipos a trabajar juntos en los contratos en tiempo real, por lo que no hay necesidad de correos electrónicos interminables. Con AiSign, todo el mundo está al día, evitando sorpresas de última hora y tareas perdidas.
3. Abandono de obligaciones importantes e incumplimiento de plazos
❌ El error:
Las fechas de renovación de los contratos pueden ayudar a las empresas a mantener buenas ofertas. Por ejemplo, si se olvida de cancelar a tiempo un contrato con un proveedor, es posible que tenga que pagar por cosas que ya no necesita. Saltarse estas fechas importantes puede estropear las operaciones de la empresa y perjudicar las relaciones con los socios.
✅ La solución:
Configure recordatorios automáticos para fechas importantes como renovaciones o vencimientos. AiSign puede ayudarle a realizar un seguimiento de estos momentos importantes para que nunca se le pase una fecha de renovación. Imagínese recibir un recordatorio semanas antes de las fechas importantes del contrato. Esto no sólo es útil, sino que cambia las reglas del juego para mantenerte organizado y eficiente.
4. Dejar que múltiples herramientas ralenticen su proceso de contratación
❌ El error:
Saltar de documentos de Word a correos electrónicos y herramientas de firma ralentiza el trabajo contractual. Cada paso dificulta la finalización; a veces, los contratos importantes nunca llegan a firmarse.
✅ La solución:
Facilite su trabajo gestionando todos sus contratos en un solo lugar con AiSign. Ya no necesitas muchas herramientas diferentes. Puede redactar, editar, aprobar y firmar contratos desde la misma plataforma. Esto ahorra tiempo y ayuda a evitar errores. Imagine que su equipo no tiene que buscar nunca el último contrato ni esperar días para firmarlo: todo sucede sin problemas con AiSign.
5. Confiar en métodos de firma obsoletos
❌ El error:
Incluso en 2024, muchas empresas siguen utilizando firmas en papel. Imprimir, escanear y enviar documentos requiere mucho tiempo y esfuerzo. Esto ralentiza los acuerdos y hace que los clientes no estén contentos porque quieren experiencias digitales más rápidas.
✅ La solución:
Utilice herramientas de firma digital como AiSign para firmar contratos rápidamente desde cualquier lugar. AiSign mantiene sus acuerdos importantes seguros y protegidos. Prescindir del papel le ayuda a cerrar acuerdos más rápidamente y a impresionar a sus clientes sin problemas. AiSign es fácil de usar en todo el mundo y es perfecto para las empresas que desean actualizar sus procesos de trabajo.
Cómo evitar errores en la gestión de contratos
1. Identifique sus bloqueos y cuellos de botella
En primer lugar, examina cómo gestionas ahora los contratos. ¿Dónde se atascan las cosas? ¿Las aprobaciones tardan demasiado o algunas herramientas son difíciles de usar? Solucionar estos problemas puede hacer que todo funcione mejor.
2. Automatizar los contratos mediante la tecnología
La gestión manual de contratos es cosa del pasado. Automatizar el proceso con plataformas como AiSign reduce los errores humanos y acelera todo el ciclo de vida, desde la redacción hasta la firma.
3. Crear un libro de jugadas digital
Codifique sus procesos contractuales en un manual accesible a todos los equipos. Esto garantiza la coherencia en toda la organización. Las plantillas de AiSign pueden convertirse en la piedra angular de este manual, guiando a los equipos en la creación de contratos sin errores y sin esfuerzo.
Menos errores, más oportunidades
Evitar estos errores comunes puede transformar la forma en que su organización gestiona los contratos. Con herramientas como AiSign evitará errores y mejorará la productividad, la colaboración y la seguridad. Desde la estandarización del lenguaje hasta la automatización de recordatorios y la adopción de firmas digitales, AiSign cambia las reglas del juego en la gestión moderna de contratos.
¿Está preparado para mejorar la gestión de sus contratos? Visite AiSign hoy mismo y descubra cómo sus innovadoras soluciones de firma digital pueden potenciar su negocio.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de contratos?
Los errores más comunes son la falta de coherencia en el lenguaje, el incumplimiento de los plazos, la exclusión de las partes interesadas, los flujos de trabajo ineficaces y los métodos de firma anticuados.
2. ¿Cómo garantizar la coherencia de los contratos?
Utilizar plantillas preaprobadas y herramientas automatizadas como AiSign puede ayudar a mantener un lenguaje y unas cláusulas coherentes en todos los acuerdos.
3. ¿Por qué es importante implicar a los equipos comerciales?
La inclusión de equipos como los de ventas y finanzas garantiza que los contratos se ajusten a los objetivos de la organización y que las obligaciones sean realistas y viables.
4. ¿Cuál es la ventaja de las firmas digitales?
Las firmas digitales ahorran tiempo, reducen costes y mejoran la seguridad. AiSign ofrece una solución fluida y accesible en todo el mundo para firmar contratos.
5. ¿Cómo mejora AiSign la gestión de contratos?
AiSign simplifica el ciclo de vida de los contratos integrando la redacción, la colaboración y la firma en una sola plataforma, lo que agiliza los procesos y reduce los errores.
Reflexiones finales
Los errores en la gestión de contratos pueden costar a las empresas tiempo, dinero y reputación. Sin embargo, estos retos se convierten en oportunidades de crecimiento si se identifican los puntos débiles, se automatizan los flujos de trabajo y se adoptan las herramientas digitales. La misión de AiSign de revolucionar el proceso de firma garantiza que las empresas eviten los errores comunes y prosperen en un mundo digital acelerado. Si desea una forma más inteligente de gestionar los contratos, confíe en AiSign para obtener la innovación que su empresa merece. Visite AiSign para saber más.
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Sobre el autor
Rei Bayucca es una apasionada escritora afincada en Filipinas. Cuando no está escribiendo, Rei disfruta pasando tiempo con su familia, cocinando y explorando los bellos paisajes de su país natal.
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