5 errori comuni nella gestione dei contratti e come evitarli
Gestire bene i contratti è importante per gestire un'azienda senza intoppi, ma anche agli esperti possono sfuggire piccoli dettagli. Ignorare un passaggio può causare ritardi, problemi o perdite di denaro. Non preoccupatevi: questa guida vi mostrerà i cinque errori più comuni che si commettono con i contratti e come risolverli. Inoltre, scoprirete come AiSign può rendere la firma dei contratti online facile e veloce.
1. Utilizzo di un linguaggio e di termini incoerenti all'interno dei contratti
❌ L'errore:
I contratti con parole confuse o non approvate possono causare grossi problemi. Ad esempio, se un dipartimento usa parole diverse da quelle usate dal team legale, si può creare confusione su ciò che viene consegnato o su chi è responsabile di cosa. Queste confusioni possono rallentare le approvazioni o addirittura portare a problemi legali in seguito.
✅ La soluzione:
È importante assicurarsi che i contratti dicano tutti la stessa cosa. Si può iniziare creando dei modelli, come punti di partenza, con parole e regole già approvate. AiSign vi aiuta fornendovi modelli digitali per modificare e automatizzare facilmente i contratti, mantenendoli coerenti. In questo modo si risparmia tempo e si garantisce la solidità dei contratti. Ad esempio, un team di vendita può utilizzare questi modelli con parole approvate dalla legge, il che significa meno modifiche.
2. Non coinvolgere i team commerciali nelle trattative contrattuali
❌ L'errore:
Immaginate questo: il vostro team legale termina un contratto ma deve prima parlarne con il team finanziario o di approvvigionamento. Siete costretti a fare promesse che potrebbero far lievitare il budget o incasinare il funzionamento delle cose. Tralasciare persone importanti può portare a priorità confuse e impegni mancati.
✅ La soluzione:
Il lavoro di squadra è la vostra arma segreta! Coinvolgete tutti in anticipo, comprese le vendite, le risorse umane e la finanza. Gli strumenti di AiSign aiutano i team a lavorare insieme sui contratti in tempo reale, senza dover inviare infinite e-mail. Con AiSign, tutti sono aggiornati, evitando sorprese dell'ultimo minuto e compiti mancati.
3. Trascurare obblighi importanti e non rispettare le scadenze
❌ L'errore:
Le date di rinnovo dei contratti possono aiutare le aziende a mantenere le buone offerte. Ad esempio, se si dimentica di annullare per tempo il contratto con un fornitore, si rischia di dover pagare per oggetti di cui non si ha più bisogno. Il mancato rispetto di queste date importanti può compromettere le operazioni dell'azienda e danneggiare i rapporti con i partner.
✅ La soluzione:
Impostate promemoria automatici per date importanti come rinnovi o scadenze. AiSign può aiutarvi a tenere traccia di questi momenti importanti, in modo da non perdere mai una data di rinnovo. Immaginate di ricevere un promemoria settimane prima di importanti scadenze contrattuali. Questo non è solo un aiuto, ma una vera e propria svolta per rimanere organizzati ed efficienti!
4. Lasciare che più strumenti rallentino il processo di contrattazione
❌ L'errore:
Passare dai documenti Word alle e-mail e agli strumenti di firma rallenta il lavoro sui contratti. Ogni passaggio rende più difficile il completamento; a volte, i contratti importanti non vengono mai firmati.
✅ La soluzione:
Semplificate il vostro lavoro gestendo tutti i contratti in un unico luogo con AiSign. Non avete più bisogno di molti strumenti diversi. Potete scrivere, modificare, approvare e firmare i contratti dalla stessa piattaforma. Ciò consente di risparmiare tempo e di evitare errori. Immaginate che il vostro team non debba più cercare l'ultimo contratto o aspettare giorni per le firme: con AiSign tutto avviene senza problemi.
5. Affidamento a metodi di firma obsoleti
❌ L'errore:
Anche nel 2024, molte aziende utilizzano ancora firme cartacee. Stampare, scansionare e spedire i documenti richiede molto tempo e fatica. Questo rallenta le trattative e rende insoddisfatti i clienti che desiderano esperienze digitali più rapide.
✅ La soluzione:
Utilizzate strumenti di firma digitale come AiSign per firmare rapidamente i contratti da qualsiasi luogo. AiSign mantiene i vostri accordi importanti al sicuro. L'eliminazione della carta vi aiuta a concludere più velocemente gli affari e a fare colpo sui clienti. AiSign è facile da usare in tutto il mondo ed è perfetto per le aziende che vogliono aggiornare i loro processi di lavoro.
Come evitare gli errori nella gestione dei contratti
1. Identificare i blocchi e i colli di bottiglia
Innanzitutto, esaminate il modo in cui gestite i contratti ora. Dove si bloccano le cose? Le approvazioni richiedono troppo tempo o alcuni strumenti sono difficili da usare? Risolvere questi problemi può rendere tutto più fluido.
2. Automatizzare i contratti con la tecnologia
La gestione manuale dei contratti appartiene al passato. L'automazione del processo con piattaforme come AiSign riduce gli errori umani e accelera l'intero ciclo di vita, dalla stesura alla firma.
3. Creare un manuale digitale
Codificate i processi contrattuali in un playbook accessibile a tutti i team. In questo modo si garantisce la coerenza all'interno dell'organizzazione. I modelli di AiSign possono diventare una pietra miliare di questo playbook, guidando i team a creare contratti privi di errori senza alcuno sforzo.
Meno errori, più opportunità
Evitare queste comuni insidie può trasformare il modo in cui la vostra organizzazione gestisce i contratti. L'utilizzo di strumenti come AiSign consente di evitare errori e di migliorare la produttività, la collaborazione e la sicurezza. Dalla standardizzazione del linguaggio all'automazione dei promemoria e all'adozione delle firme digitali, AiSign è una svolta nella gestione moderna dei contratti.
Siete pronti a migliorare la vostra gestione dei contratti? Visitate AiSign e scoprite come le sue innovative soluzioni di firma digitale possono potenziare la vostra attività.
Domande frequenti
1. Quali sono gli errori più comuni nella gestione dei contratti?
Gli errori più comuni includono linguaggio incoerente, scadenze non rispettate, esclusione degli stakeholder, flussi di lavoro inefficienti e metodi di firma obsoleti.
2. Come posso garantire la coerenza dei contratti?
L'utilizzo di modelli pre-approvati e di strumenti automatizzati come AiSign può aiutare a mantenere un linguaggio e delle clausole coerenti in tutti i contratti.
3. Perché è importante coinvolgere i team commerciali?
L'inclusione di team come quello commerciale e finanziario assicura che i contratti siano in linea con gli obiettivi organizzativi e che gli obblighi siano realistici e attuabili.
4. Qual è il vantaggio della firma digitale?
La firma digitale fa risparmiare tempo, riduce i costi e aumenta la sicurezza. AiSign offre una soluzione perfetta e accessibile a livello globale per la firma dei contratti.
5. In che modo AiSign migliora la gestione dei contratti?
AiSign semplifica il ciclo di vita dei contratti integrando redazione, collaborazione e firma in un'unica piattaforma, snellendo i processi e riducendo gli errori.
Pensieri finali
Gli errori nella gestione dei contratti possono costare alle aziende tempo, denaro e reputazione. Tuttavia, queste sfide si trasformano in opportunità di crescita identificando i punti deboli, automatizzando i flussi di lavoro e adottando strumenti digitali. La missione di AiSign di rivoluzionare il processo di firma garantisce alle aziende di evitare gli errori più comuni e di prosperare in un mondo digitale in rapida evoluzione. Per un modo più intelligente di gestire i contratti, affidatevi ad AiSign per ottenere l'innovazione che la vostra azienda merita. Visitate AiSign per saperne di più.
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L'autore
Rei Bayucca è una scrittrice appassionata che vive nelle Filippine. Quando non scrive, Rei ama passare il tempo con la sua famiglia, cucinare ed esplorare gli splendidi paesaggi del suo Paese.
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